BEM und stufenweise Wiedereingliederung: Was der Arbeitgeber klären muss

Das BEM klärt den Unterstützungsbedarf, die stufenweise Wiedereingliederung regelt die schrittweise Rückkehr an den Arbeitsplatz.

Stand: 12.09.2026

Nicht jede längere Arbeitsunfähigkeit endet mit der unmittelbaren Rückkehr an den Arbeitsplatz. War ein Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, muss der Arbeitgeber ihm ein betriebliches Eingliederungsmanagement, kurz BEM, anbieten.^[1][2]

Im BEM wird gemeinsam nach einer Unterstützung gesucht, die dem Arbeitnehmer die Rückkehr erleichtert, einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorbeugt und seinen Arbeitsplatz erhält. Eine mögliche Maßnahme ist die stufenweise Wiedereingliederung. Sie führt den weiterhin arbeitsunfähigen Arbeitnehmer nach einem ärztlich abgestimmten Plan schrittweise zum vollen Umfang seiner Tätigkeit zurück.^[1][6][7]

Wann muss der Arbeitgeber ein BEM anbieten?

Der Arbeitgeber muss ein BEM anbieten, sobald ein Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war. Die Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und von der Ursache der Fehlzeiten.^[1][3][5]

Der Zeitraum von einem Jahr ist kein Kalenderjahr. Der Arbeitgeber muss die Fehlzeiten fortlaufend für die jeweils zurückliegenden zwölf Monate betrachten. Bei mehreren kürzeren Erkrankungen werden die Arbeitsunfähigkeitszeiten zusammengerechnet. Für die Angebotspflicht ist unerheblich, ob dieselbe Erkrankung oder verschiedene Erkrankungen zugrunde liegen.^[3][5]

Bei wiederholten Fehlzeiten richtet sich die Sechs-Wochen-Grenze nach den regelmäßigen Arbeitstagen des Arbeitnehmers. Arbeitet ein Teilzeitbeschäftigter an zwei Tagen pro Woche, entsprechen sechs Wochen zwölf Arbeitstagen. Mit dem 13. Arbeitsunfähigkeitstag ist die Grenze überschritten. Die Fehlzeiten dürfen bei Teilzeit aus diesem Grund nicht pauschal als 42 Kalendertage betrachtet werden.^[3]

Für die Ermittlung der Schwelle reichen die Fehlzeiten aus dem Abrechnungssystem. Eine Diagnose wird dafür nicht benötigt. Im Unternehmen muss festgelegt sein, wer die Zeiten auswertet und wer das BEM-Angebot versendet. Die Payroll liefert dabei regelmäßig die zeitlichen Angaben. Die Durchführung des BEM gehört nicht automatisch zu ihren Aufgaben.

Was soll mit dem BEM erreicht werden?

Das BEM soll klären, welche betriebliche Unterstützung die Rückkehr erleichtert, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorbeugt und den Arbeitsplatz erhält. Es ist ein ergebnisoffener Suchprozess und keine medizinische Behandlung.^[1][2][3]

Der Arbeitgeber beurteilt nicht die Erkrankung. Er betrachtet gemeinsam mit dem Arbeitnehmer, welche Auswirkungen sich am Arbeitsplatz zeigen und welche Veränderungen sinnvoll sind. Dabei macht es einen Unterschied, ob ein Arbeitnehmer wegen eines Beinbruchs über mehrere Wochen ausfällt oder ob sich viele kürzere Fehlzeiten summieren.

Nach einem Beinbruch steht häufig die Rückkehr nach einer absehbaren Genesungszeit im Vordergrund. Bei wiederkehrenden kurzen Erkrankungen liegt eher die Frage nahe, ob Arbeitsbedingungen, Arbeitsorganisation oder bestimmte Belastungen zu den Fehlzeiten beitragen. Die Pflicht zum BEM-Angebot besteht in beiden Fällen. Der Inhalt des Gesprächs richtet sich nach der individuellen Situation.^[1][4][5]

Der Suchprozess muss nicht zwangsläufig zu einer betrieblichen Maßnahme führen. Ein mögliches Ergebnis ist auch, dass keine Unterstützung des Arbeitgebers erforderlich ist. Entscheidend ist, dass die in Betracht kommenden Hilfen gemeinsam und ergebnisoffen besprochen werden.^[2][3]

Warum ist Vertrauen für das BEM entscheidend?

Der Arbeitnehmer entscheidet selbst, ob er am BEM teilnimmt. Damit aus dem Angebot ein hilfreiches Gespräch entsteht, muss der Arbeitgeber transparent mit den Zielen, den Beteiligten und den erhobenen Daten umgehen.^[1][2][4]

Bereits mit der Einladung muss der Arbeitgeber über die Ziele des BEM sowie über Art und Umfang der dafür erhobenen und verwendeten Daten informieren. Der Arbeitnehmer darf außerdem eine Vertrauensperson seiner Wahl hinzuziehen. Weitere Stellen werden entsprechend den gesetzlichen Voraussetzungen und mit der erforderlichen Zustimmung beteiligt.^[1]

Gemeint ist zum Beispiel, ob Angaben zu Einschränkungen am Arbeitsplatz, Gesprächsvermerke oder ärztliche Unterlagen erhoben werden. Für die Anpassung eines Arbeitsplatzes genügt beispielsweise die Information, dass der Arbeitnehmer vorerst keine schweren Lasten heben soll. Die zugrunde liegende Diagnose muss er dem Arbeitgeber dafür nicht offenlegen. Außerdem muss feststehen, wer diese Daten einsehen darf, an wen sie weitergegeben werden und wie lange sie aufbewahrt werden.^[3][4][5]

Diese Abgrenzung ist für die Gesprächsführung wichtig. Befürchtet der Arbeitnehmer, dass persönliche Angaben später gegen ihn verwendet werden, spricht er Belastungen oder betriebliche Ursachen nur zurückhaltend an. Eine formal richtige Einladung allein schafft noch kein Vertrauen. Der Arbeitgeber muss aus diesem Grund erklären, wer welche Informationen erhält und wie die BEM-Daten geschützt werden. Gesundheitsbezogene Angaben und weitere Verfahrensdaten werden getrennt von der Personalakte in einer BEM-Akte aufbewahrt. In der Personalakte werden das Angebot, die Annahme oder Ablehnung, die vereinbarten Maßnahmen und der Abschluss dokumentiert. Die Beschreibung der Maßnahmen darf keine Rückschlüsse auf die Erkrankung zulassen.^[3][5][18]

Das Gesetz schreibt nicht vor, welche Stelle das BEM im Unternehmen führt. Der Arbeitgeber darf diese Aufgabe einem BEM-Beauftragten oder einem Integrationsteam übertragen. Auch eine Durchführung durch HR ist zulässig. Für eine vertrauliche Gesprächsbasis ist eine neutrale Ansprechperson sinnvoll, deren Rolle, Zugriffsrechte und Verschwiegenheit klar geregelt sind.^[3]

Welche Maßnahmen ergeben sich aus einem BEM?

Für das BEM gibt es keinen festen Maßnahmenkatalog. Die Lösung richtet sich danach, was der Arbeitnehmer für eine tragfähige Rückkehr benötigt und was sich im Unternehmen umsetzen lässt.^[2][3]

Als Maßnahmen kommen beispielsweise in Betracht:

• Der Arbeitsplatz oder die Arbeitsmittel werden angepasst.
• Aufgaben, Arbeitsorganisation oder Arbeitszeit werden verändert.
• Der Arbeitnehmer erhält technische oder persönliche Hilfen.
• Ein Rehabilitationsträger oder das Integrationsamt wird beteiligt.
• Die Rückkehr erfolgt im Rahmen einer stufenweisen Wiedereingliederung.^[1][2][3]

Nicht jede Maßnahme liegt allein in der Verantwortung des Arbeitgebers. Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen werden mit dem zuständigen Rehabilitationsträger beziehungsweise bei schwerbehinderten Arbeitnehmern mit dem Integrationsamt geklärt.^[1]

Wie führt das BEM zur stufenweisen Wiedereingliederung?

Die stufenweise Wiedereingliederung ist ein mögliches Ergebnis des BEM. Sie setzt jedoch kein zuvor durchgeführtes BEM voraus. Umgekehrt ersetzt ein vorhandener Stufenplan das BEM nicht.^[1][2][8]

Das BEM betrachtet die gesamte Arbeitssituation und sucht nach passenden Hilfen. Die stufenweise Wiedereingliederung regelt dagegen eine konkrete medizinisch begleitete Rückkehrphase. Sie passt vor allem dann, wenn der Arbeitnehmer weiterhin arbeitsunfähig, für seine bisherige Tätigkeit aber bereits teilweise belastbar ist.^[6][7][8]

An dieser Stelle greifen beide Verfahren ineinander. Das BEM zeigt, welche betrieblichen Veränderungen die Rückkehr unterstützen. Der Stufenplan legt fest, mit welcher Arbeitszeit, mit welchen Aufgaben und unter welchen Belastungsgrenzen der Arbeitnehmer beginnt.

Was ist eine stufenweise Wiedereingliederung?

Die stufenweise Wiedereingliederung führt einen arbeitsunfähigen Arbeitnehmer nach einem ärztlich abgestimmten Plan schrittweise zum vollen Umfang seiner Tätigkeit zurück. Es handelt sich nicht um eine vorübergehende Teilzeitbeschäftigung.^[6][7][8]

Voraussetzung ist eine teilweise Belastbarkeit für die bisherige Tätigkeit. Außerdem muss die schrittweise Wiederaufnahme seine Rückkehr ins Erwerbsleben unterstützen. Während der gesamten Maßnahme besteht die Arbeitsunfähigkeit fort.^[7]

Das ist für die Einordnung entscheidend: Der Arbeitnehmer erfüllt noch nicht seine arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitsleistung. Seine Tätigkeit dient der Wiederherstellung seiner Arbeitsfähigkeit. Aus den im Stufenplan genannten Stunden entsteht aus diesem Grund nicht automatisch ein Anspruch auf anteiliges Gehalt.^[9]

Muss der Arbeitgeber der Wiedereingliederung zustimmen?

Grundsätzlich darf eine stufenweise Wiedereingliederung nur durchgeführt werden, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber einverstanden sind. Lassen sich die Vorgaben des Stufenplans im Unternehmen nicht umsetzen, ist die Maßnahme in dieser Form nicht durchführbar.^[8][9]

Der Arbeitgeber muss beurteilen, ob der vorgesehene Einsatz im Unternehmen möglich ist. Dafür muss der Plan erkennen lassen,

• wie viele Stunden der Arbeitnehmer täglich tätig sein soll,
• welche Aufgaben für ihn vorgesehen sind,
• welche Belastungen vermieden werden müssen und
• für welchen Zeitraum die einzelnen Stufen vorgesehen sind.^[8]

Vor seiner Zustimmung muss der Arbeitgeber prüfen, ob sich die Vorgaben des Stufenplans am konkreten Arbeitsplatz umsetzen lassen. Fehlen dafür notwendige Angaben, muss der Plan vor Beginn geklärt werden.

Für schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Arbeitnehmer gilt eine Besonderheit. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, an der stufenweisen Wiedereingliederung mitzuwirken, wenn ein ordnungsgemäßer ärztlicher Plan vorliegt und dessen Umsetzung zumutbar ist. Der Arbeitgeber darf die Mitwirkung ablehnen, wenn ihm die Umsetzung des Wiedereingliederungsplans nicht zumutbar ist, unverhältnismäßige Aufwendungen erforderlich wären oder Arbeitsschutzvorschriften entgegenstehen. Im Einzelfall kommt eine Ablehnung außerdem in Betracht, wenn eine aktuelle betriebsärztliche Beurteilung konkrete gesundheitliche Risiken erkennen lässt und diese Zweifel vor Beginn der Maßnahme nicht ausgeräumt werden können.^[9][10][11]

Was muss vor dem ersten Tag geklärt sein?

Der Stufenplan gibt den medizinischen Rahmen vor. Der Arbeitgeber muss daraus einen betrieblich umsetzbaren Ablauf machen, ohne die ärztlichen Vorgaben eigenständig zu verändern.^[8]

Die behandelnde Ärztin oder der behandelnde Arzt legt fest, welche zeitlichen und inhaltlichen Belastungen möglich sind. Der Arbeitgeber ordnet diesen Vorgaben passende Aufgaben zu. Bei Arbeitsplätzen mit besonderen gesundheitlichen oder sicherheitsrelevanten Anforderungen ist mit Zustimmung des Arbeitnehmers die Einbindung des Betriebsarztes sinnvoll.^[8]

Vor Beginn müssen vier Verantwortlichkeiten feststehen:

• Die Führungskraft weiß, welche Aufgaben und Belastungen in jeder Stufe zulässig sind.
• Der Arbeitnehmer weiß, wem er meldet, wenn die aktuelle Stufe seine Belastbarkeit übersteigt.
• Der Personalbereich hält den vereinbarten Ablauf und die erforderlichen Beteiligungen fest.
• Die Payroll erhält Beginn, geplantes Ende, Leistungsträger und jede vereinbarte Arbeitgeberzahlung.

Wer zahlt während der Wiedereingliederung?

Die Wiedereingliederung begründet keinen eigenen Anspruch auf Vergütung der geleisteten Stunden. Besteht noch Entgeltfortzahlung, läuft sie nach den Regeln der Arbeitsunfähigkeit weiter. Danach sichert im Regelfall Krankengeld der Krankenkasse den Lebensunterhalt, im unmittelbaren Anschluss an eine medizinische Rehabilitation stattdessen Übergangsgeld der Rentenversicherung.^{[9][12][13][16]}

Der Beginn des Stufenplans setzt die Entgeltfortzahlung nicht neu in Gang. Ist der Anspruch ausgeschöpft, ist der Arbeitgeber grundsätzlich nicht verpflichtet, die Stunden der Wiedereingliederung zu vergüten.^[9][12]

Welcher Sozialleistungsträger zahlt, muss vor Beginn feststehen. Läuft die Wiedereingliederung nach § 74 SGB V, ohne dass ein anderer Rehabilitationsträger zuständig ist, was der weit überwiegende Regelfall ist, bleibt der Arbeitnehmer arbeitsunfähig im Sinne der Krankenversicherung und die Krankenkasse zahlt Krankengeld, solange der Anspruch nicht ausgeschöpft ist. Schließt die Wiedereingliederung dagegen unmittelbar an eine medizinische Rehabilitation an und ist ein Rehabilitationsträger, in der Regel die Rentenversicherung, zuständig, zahlt dieser das Übergangsgeld für die Dauer der Maßnahme weiter.^[13][14][16]

Zahlt der Arbeitgeber freiwillig Arbeitsentgelt oder einen Zuschuss, muss die Payroll die Zahlung vor der ersten Abrechnung einordnen. Die Folgen hängen von der Art der Zahlung und der bezogenen Entgeltersatzleistung ab. Beim Übergangsgeld wird Arbeitsentgelt für die ausgeübte Tätigkeit grundsätzlich angerechnet. Für einen Zuschuss zum Übergangsgeld gilt eine eigene Grenze.^[15]

Wie läuft die Wiedereingliederung im Unternehmen ab?

Der Stufenplan bestimmt die zulässige Belastung. Ob die nächste Stufe beginnt, richtet sich nach dem gesundheitlichen Verlauf und nicht allein nach dem vorgesehenen Datum.^[8]

Ein Musterfall zeigt den Ablauf: Eine Arbeitnehmerin arbeitet vertraglich 40 Stunden pro Woche. Nach mehreren Monaten Arbeitsunfähigkeit wird eine vierwöchige Wiedereingliederung vereinbart.

Woche 1        2 Stunden täglich
Woche 2        4 Stunden täglich
Woche 3 und 4  6 Stunden täglich
danach         Rückkehr zur vertraglichen Arbeitszeit

Nach der ersten Woche zeigt sich, dass der Sprung auf vier Stunden noch zu früh kommt. Die Führungskraft darf die Arbeitnehmerin weder zur nächsten Stufe drängen noch den Plan ohne Absprache anpassen. Die behandelnde Ärztin prüft die Belastbarkeit und passt den Plan bei Bedarf an. Die Änderung wird anschließend allen Beteiligten mitgeteilt.^[8]

Für den Arbeitgeber bedeutet das: Er stellt weiterhin nur die Aufgaben bereit, die zur aktuellen Stufe passen. Für die Payroll bedeutet es: Sie erhält das geänderte voraussichtliche Ende und prüft, ob sich dadurch der Leistungszeitraum oder eine vereinbarte Arbeitgeberzahlung verändert.

Was muss die Payroll während der Wiedereingliederung wissen?

Für die Payroll ist die Anwesenheit während des Stufenplans keine reguläre Arbeitsaufnahme. Maßgeblich bleiben die Arbeitsunfähigkeit, der zuständige Leistungsträger und eine mögliche Arbeitgeberzahlung.^[9]

Vor der ersten Abrechnung braucht die Payroll diese Angaben:

• den tatsächlichen Beginn und das geplante Ende der Maßnahme,
• die Information, dass die Arbeitsunfähigkeit fortbesteht,
• den zuständigen Leistungsträger,
• eine vereinbarte Zahlung des Arbeitgebers und
• Änderungen, Unterbrechungen, Abbruch oder erfolgreichen Abschluss.

Die einzelnen Stundenstufen lösen für sich keine anteilige Gehaltsabrechnung aus. Sie sind für die Organisation der Maßnahme wichtig, verändern aber nicht mit jeder Erhöhung den arbeitsrechtlichen Status.^[9]

Im Abrechnungssystem muss geprüft werden, welche Folgen die verwendete Fehlzeit steuert. Je nach Programm und Einrichtung knüpfen daran die Entgeltkürzung, Sozialversicherungstage, Bescheinigungen und Meldungen an. Der Fehlzeitenschlüssel muss zum tatsächlichen Sachverhalt passen. Seine Bezeichnung allein ist keine fachliche Prüfung.

Für die stufenweise Wiedereingliederung muss eine eigene Fehlzeitenart eingerichtet sein. Ein allgemeiner Schlüssel wie „Krank ohne Entgeltfortzahlung“ weist den Arbeitnehmer in angebundenen Anwesenheitssystemen unter Umständen als abwesend aus, obwohl er sich während der vereinbarten Stunden im Unternehmen befindet. Wird aus dem System eine Anwesenheits- oder Evakuierungsliste erstellt, muss dort die tatsächliche Anwesenheit erkennbar sein. Die Fehlzeitenart muss die fortbestehende Arbeitsunfähigkeit und die zeitweise Anwesenheit miteinander verbinden.^[17]

Bei einer Wiedereingliederung zulasten der Rentenversicherung bestätigt der Arbeitgeber den tatsächlichen Beginn und gibt an, ob Arbeitsentgelt gezahlt wird. Auch die Teilnahme und das Ende der Maßnahme müssen bescheinigt werden. Änderungen und Unterbrechungen sind dem Rentenversicherungsträger unverzüglich mitzuteilen, weil sie die Zahlung des Übergangsgeldes berühren.^[14]

Was gilt bei Unterbrechung oder Abbruch?

Eine Unterbrechung beendet die Wiedereingliederung nicht in jedem Fall. Ob und wie der Plan fortgeführt wird, muss mit der behandelnden Ärztin oder dem behandelnden Arzt und dem zuständigen Leistungsträger geklärt werden.^[8][14]

Bei einer Maßnahme zulasten der Rentenversicherung ist eine Unterbrechung aus gesundheitlichen oder betrieblichen Gründen grundsätzlich bis zu sieben Tage zulässig, wenn am vorgesehenen Plan festgehalten wird. Dauert die Unterbrechung länger, gilt die Maßnahme grundsätzlich vom ersten Unterbrechungstag an als abgebrochen.^[14]

Auch bei kürzeren Unterbrechungen darf der Arbeitgeber nicht selbst entscheiden, dass der bisherige Plan unverändert weiterläuft. Der gesundheitliche Verlauf macht gegebenenfalls eine Anpassung erforderlich.

Ein Abbruch beendet nicht automatisch die Arbeitsunfähigkeit. Die Payroll benötigt aus diesem Grund neben dem Abbruchdatum auch die Information, welche Leistung anschließend gezahlt wird. Erst daraus ergeben sich die weiteren Folgen für die Abrechnung.

Wann beginnt wieder die reguläre Beschäftigung?

Die reguläre Beschäftigung beginnt, wenn die Arbeitsunfähigkeit beendet ist und der Arbeitnehmer seine vertragliche Tätigkeit wieder aufnimmt. Das im Stufenplan vorgesehene Enddatum allein reicht dafür nicht aus.^[8][14]

Im Musterfall gelingt die Rückkehr nach einer angepassten zweiten Stufe. Die Arbeitsunfähigkeit endet und die Arbeitnehmerin nimmt ihre Tätigkeit mit 40 Wochenstunden wieder auf. Erst ab diesem Zeitpunkt rechnet die Payroll das vertragliche Entgelt wieder regulär ab.

Endet der Plan, ohne dass die Arbeitsfähigkeit wiederhergestellt ist, bleibt der Arbeitnehmer arbeitsunfähig. Arbeitgeber und Payroll müssen den weiteren Status und den Leistungsbezug klären. Die geplante Rückkehr darf nicht allein aufgrund des ursprünglichen Enddatums im System hinterlegt werden.

Was der Arbeitgeber für einen verlässlichen Ablauf festlegen sollte

Vier Punkte müssen geregelt sein:

1. Die Fehlzeiten werden fortlaufend ausgewertet, und das BEM-Angebot wird versendet, sobald die gesetzliche Schwelle überschritten ist. Das Angebot erklärt die Ziele, die Beteiligten und den Umgang mit den erhobenen Daten.
2. Vor der Zustimmung zur Wiedereingliederung prüft der Arbeitgeber, ob Arbeitszeit, Aufgaben und Belastungsgrenzen im Unternehmen umsetzbar sind. Außerdem legt er fest, wer die Maßnahme begleitet und Änderungen weitergibt.
3. Für die Wiedereingliederung wird eine eigene Fehlzeitenart eingerichtet, die sowohl die fortbestehende Arbeitsunfähigkeit als auch die tatsächliche Anwesenheit abbildet. Der Leistungsträger und jede Zahlung des Arbeitgebers werden ebenfalls geklärt.
4. Die Payroll nimmt die reguläre Entgeltabrechnung erst wieder auf, wenn die Arbeitsunfähigkeit beendet und die vertragliche Tätigkeit tatsächlich aufgenommen ist.

Beim BEM entscheidet die Dauer der Arbeitsunfähigkeit über die Angebotspflicht, nicht die Diagnose. Führt der Suchprozess in eine stufenweise Wiedereingliederung, bleibt der Arbeitnehmer bis zur regulären Rückkehr arbeitsunfähig. Für die Payroll zählen der Leistungsträger, eine Arbeitgeberzahlung und der tatsächliche Verlauf.

Wer die Zuständigkeiten vom BEM bis zur Payroll klar regelt, schützt sensible Angaben und bildet die Wiedereingliederung korrekt ab. Wir unterstützen Sie dabei, BEM-Ablauf, Fehlzeitenart und Abrechnung verlässlich miteinander zu verbinden.