Betriebsveranstaltungen: der 110-€-Freibetrag, keine Freigrenze

Was ein Sommerfest oder die Weihnachtsfeier kosten darf, bevor die Lohnsteuer mitfeiert

Stand: 13.08.2026

Die Sommerfeste laufen gerade, und in vielen Unternehmen beginnt bereits die Planung für die Weihnachtsfeier. Beides sind Betriebsveranstaltungen, für die der Gesetzgeber einen festen Rahmen zieht: 110 € je Arbeitnehmer und Veranstaltung bleiben steuer- und sozialversicherungsfrei, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Was dabei häufig durcheinandergerät: Dieser Betrag ist ein Freibetrag, keine Freigrenze. Der Unterschied entscheidet darüber, ob bei einer etwas teureren Feier nur ein kleiner Rest steuerpflichtig wird oder plötzlich die gesamte Zuwendung.

Was unterscheidet einen Freibetrag von einer Freigrenze?

Bei einem Freibetrag ist nur der Teil steuerpflichtig, der über 110 € hinausgeht, nicht die gesamte Zuwendung.

Der Gesetzestext formuliert das so: Zuwendungen zählen nicht zum Arbeitslohn, soweit sie 110 € je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung nicht übersteigen.^[1] „Soweit“ ist hier das entscheidende Wort. Ein Beispiel:

Kosten pro Kopf:                     130,00 €
davon steuerfrei (Freibetrag):       110,00 €
steuerpflichtig bleibt:               20,00 €

Wäre der Betrag eine Freigrenze, würde das Überschreiten die gesamten 130 € steuerpflichtig machen. Als Freibetrag bleibt es bei den 20 €. Diese Unterscheidung nimmt der Kostenplanung unnötigen Druck: Ein paar Euro mehr pro Kopf sind kein Beinbruch, sie kosten nur Lohnsteuer auf den übersteigenden Teil.

Der Wert gilt inklusive Umsatzsteuer. Bleibt das Unternehmen mit den Kosten pro Kopf unter 110 €, darf es die Vorsteuer aus der Feier trotzdem in voller Höhe abziehen. Liegt der Betrag darüber, gilt die gesamte Zuwendung umsatzsteuerlich als überwiegend privat veranlasst, der Vorsteuerabzug entfällt dann komplett, nicht nur für den übersteigenden Teil.^[2]

Wie oft im Jahr gilt der Freibetrag?

Für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr, jede mit eigenem 110-€-Freibetrag.

Feiert ein Unternehmen öfter, ändert das nichts an den ersten zwei begünstigten Terminen, wohl aber an jedem weiteren:

• Für zwei Veranstaltungen im Jahr greift der Freibetrag jeweils in voller Höhe.
• Jede weitere Veranstaltung ist grundsätzlich in vollem Umfang steuerpflichtig, lässt sich aber vom Arbeitgeber pauschal versteuern.
• Finden mehr als zwei Veranstaltungen statt, wählt der Arbeitgeber im Nachhinein aus, welche zwei begünstigt werden.^[3] Sinnvoll ist meist die Wahl der teureren Termine, weil dort der Freibetrag am meisten spart.

Wie wird der Betrag pro Kopf berechnet?

Alle Kosten der Veranstaltung werden addiert und durch die Zahl der tatsächlich anwesenden Teilnehmer geteilt, nicht durch die Zahl der Anmeldungen.

In die Gesamtkosten fließt alles ein, was das Unternehmen für den äußeren Rahmen aufwendet: Raum, Essen, Getränke, Eventmanagement, Musik oder eine künstlerische Darbietung, jeweils inklusive Umsatzsteuer.^[4] Ein Beispiel:

Gesamtkosten der Feier                            6.000,00 €
angemeldet: 50 Mitarbeitende + 10 Begleitpersonen
tatsächlich anwesend: 45 Mitarbeitende + 8 Begleitpersonen
6.000,00 € ÷ 53 Personen                            113,21 €

Wer sich anmeldet und dann nicht kommt, verändert die Rechnung trotzdem: Maßgeblich sind die tatsächlich anwesenden Teilnehmer, die Kosten für nicht erschienene Angemeldete werden nicht herausgerechnet, sondern fließen in die Kopfquote der Anwesenden ein.^[5]

Bringt ein Mitarbeiter eine Begleitperson mit, bekommt diese keinen eigenen Freibetrag. Ihr Kostenanteil wird dem Mitarbeiter zugerechnet: Aus 113,21 € werden für einen Mitarbeiter mit Partner 226,42 €, von denen weiterhin nur 110 € steuerfrei bleiben, der Rest ist steuerpflichtig.^[6]

Muss die Veranstaltung allen offenstehen?

Ja, für den Freibetrag muss die Teilnahme allen Angehörigen des Unternehmens oder zumindest eines Unternehmensteils offenstehen.

Ausnahmen von der „Allen offen“-Voraussetzung sind anerkannt für:

• Feiern für einzelne Abteilungen, wenn alle Angehörigen dieser Abteilung teilnehmen dürfen,
• Pensionärstreffen für ehemalige Beschäftigte,
• Jubilarfeiern für Mitarbeiter mit einem runden Dienstjubiläum.

Lädt das Unternehmen dagegen nur eine geschlossene Gruppe ein, etwa ausschließlich die Geschäftsführung, bleibt das weiterhin eine Betriebsveranstaltung, nur eben ohne den 110-€-Freibetrag. Pauschal versteuern lässt sich der Aufwand trotzdem, mit 25 % nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG.^[7]

Was passiert, wenn die Kosten über 110 € liegen?

Der übersteigende Teil ist Arbeitslohn, entweder individuell nach den ELStAM versteuert oder vom Arbeitgeber pauschal mit 25 % übernommen.

Übernimmt das Unternehmen die Pauschalsteuer, bleibt der pauschal versteuerte Anteil zusätzlich sozialversicherungsfrei.^[8] Vorausgesetzt, die Pauschalierung erfolgt mit der Entgeltabrechnung für denselben Abrechnungszeitraum, spätestens mit der Abrechnung bis Ende Februar des Folgejahres. Wird das versäumt, reicht die bloße Möglichkeit der Pauschalierung nicht mehr aus, dann ist der Betrag zusätzlich beitragspflichtig.

Worauf es in der Praxis ankommt

• Die Gesamtkosten vorab grob kalkulieren, die Kopfquote aber erst nach der Veranstaltung mit der tatsächlichen Teilnehmerzahl neu rechnen.
• Begleitpersonen von Anfang an mitdenken, ihr Kostenanteil zählt beim jeweiligen Mitarbeiter mit, nicht extra.
• Rechtzeitig zwischen individueller Versteuerung und der 25-%-Pauschale entscheiden, die Pauschalierung muss mit der Abrechnung des jeweiligen Zeitraums erfolgen, spätestens bis Ende Februar des Folgejahres.
• Die zweite Veranstaltung im Jahr von vornherein mitplanen, statt sie später ungeplant zu verbrauchen.

Wer die Kopfzahl, die Begleitpersonen und die Zwei-Veranstaltungen-Grenze im Blick behält, kann eine Feier ausrichten, ohne dass die Lohnsteuer unerwartet mitfeiert. Eine zweite Meinung zur Kostenkalkulation holt sich das Unternehmen am besten vor der Einladung, nicht danach.

Die 110 € sind ein Freibetrag, keine Freigrenze: Nur der Teil, der pro Kopf darüber liegt, wird steuerpflichtig, unabhängig davon, wie teuer die Feier insgesamt ausfällt. Maßgeblich sind die tatsächlich anwesenden Teilnehmer, nicht die Anmeldungen, und Begleitpersonen zählen beim jeweiligen Mitarbeiter mit.