Digitale Personalakte ab 2027 Pflicht? Was wirklich kommt und was nicht!

Ab dem 01.01.2027 sind die Entgeltunterlagen elektronisch zu führen, die Personalakte bleibt freiwillig

„Die digitale Personalakte kommt, ab 2027 wird sie Pflicht.“ Sätze wie dieser machen gerade in Netzwerken und Software-Werbung die Runde. Sie klingen dringlich, und sie treffen einen Nerv: Niemand will bei einer gesetzlichen Frist der Letzte sein. Nur: So stimmt die Aussage nicht.

Hier werden zwei Dinge vermischt, die rechtlich wenig miteinander zu tun haben - die Personalakte und die Entgeltunterlagen. Dieser Artikel entwirrt beides: was ab 2027 wirklich Pflicht wird, was freiwillig bleibt und worauf es bei der Umstellung ankommt.

Wird die digitale Personalakte 2027 Pflicht?

Nein. Es gibt kein Gesetz, das eine digitale Personalakte vorschreibt, weder heute noch ab 2027. Wie ein Unternehmen seine Personalakten führt - Papier, digital oder beides - bleibt seine eigene Entscheidung. Was ab dem 01.01.2027 tatsächlich Pflicht wird, ist etwas anderes: die elektronische Führung der Entgeltunterlagen für die Sozialversicherungsprüfung.^[1]

Personalakte oder Entgeltunterlagen, was ist der Unterschied?

Zwei Begriffe, zwei Rechtswelten:

• Die Personalakte ist arbeitsrechtlich geprägt und gesetzlich nicht geregelt: Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Beurteilungen, Abmahnungen, Schriftverkehr. Es existiert keine Pflicht, sie überhaupt zu führen und erst recht keine Formvorschrift, wie.
• Die Entgeltunterlagen sind sozialversicherungsrechtlich definiert (§ 8 BVV): ein fester Katalog von Nachweisen für die Betriebsprüfung, von Abrechnungsdaten über Erklärungen wie den RV-Befreiungsantrag im Minijob bis zu Bescheinigungen. Für sie gilt die elektronische Führungspflicht.^[1]

Formfrei heißt allerdings nicht pflichtenfrei: Für einzelne Dokumente bestehen eigene Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Arbeitszeitnachweise nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitszeitgesetz sind zwei Jahre aufzubewahren,^[2] und das Nachweisgesetz verlangt die Dokumentation der wesentlichen Arbeitsbedingungen.^[3] Aus genau solchen Einzelpflichten ist die Personalakte in der Praxis entstanden: als geordnete Sammlung dessen, was das Unternehmen ohnehin vorhalten muss. Eine echte Ausnahme gilt im öffentlichen Dienst, für Beamte ist die Führung der Personalakte gesetzlich vorgeschrieben.^[4]

Die Verwechslung ist trotzdem verständlich: Beide Ablagen betreffen dieselben Beschäftigten, und in der Praxis liegen die Dokumente oft im selben System. Rechtlich läuft die 2027-Frist aber nur bei den Entgeltunterlagen.

Was wird ab dem 01.01.2027 wirklich Pflicht?

Alle Arbeitgeber müssen ihre Entgeltunterlagen elektronisch und maschinell auswertbar führen, unabhängig von Größe und Branche.^[5] Genau genommen gilt diese Pflicht schon seit 2022. Viele Unternehmen haben sich aber beim Prüfdienst der Rentenversicherung befreien lassen und führen ihre Unterlagen seither auf Papier weiter. Diese Befreiung endet zum 31.12.2026 ersatzlos.^[6] Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) wird damit zum Standard: Der Prüfdienst wertet die Datensätze direkt aus.^[7] Beruhigend dabei: Rückwirkend digitalisieren muss niemand, es geht um die Unterlagen ab dem Stichtag.

Und noch eine gute Nachricht: Die meisten Entgeltabrechnungsprogramme speichern die Abrechnungsdaten der Entgeltunterlagen bereits strukturiert und bringen die euBP-Schnittstelle mit, systemgeprüfte Programme übermitteln die Prüfdaten direkt aus der Software an den Prüfdienst.^[7] Die eigentliche Aufgabe liegt bei den ergänzenden Unterlagen: Erklärungen, Anträge und Bescheinigungen, die bisher im Ordner liegen, diese muss das Unternehmen selbst elektronisch vorhalten.

Reicht es, ab 2027 einfach alles zu scannen?

Nein, genau beim Scannen liegt die Falle, die aus der Digitalisierung eine Doppelablage macht. Die Anforderungen im Überblick:

• Eine Unterlage = eine Datei. Zulässige Formate sind PDF, JPEG, PNG, TIFF und BMP; die PDF darf nicht nachträglich veränderbar sein.^[8]
• Sprechende Dateinamen: Art der Unterlage, Person, Zeitraum - sonst scheitert bei der Prüfung die Zuordnung.
• Die Signatur-Frage: Einzelne Erklärungen verlangen Schriftform, etwa der RV-Befreiungsantrag im Minijob. Elektronisch ersetzt sie nur eine qualifizierte elektronische Signatur.^[9] Wird das Papier-Original mit fortgeschrittener Signatur digitalisiert, darf das Papier danach vernichtet werden.^[10] Wer ohne Signatur scannt, muss Papier und Datei aufbewahren, die Doppelablage, die keiner wollte.

Was heißt es, eine elektronische Personalakte zu führen?

Wer sich, freiwillig, aus Effizienzgründen, für die digitale Personalakte entscheidet, führt sie sauber mit vier Bausteinen:

• Berechtigungskonzept: Klar geregelt, wer welche Dokumente sieht. Personalakten sind sensibel, der Zugriff bleibt auf wenige Rollen beschränkt.^[11]
• Aufbewahrungs- und Löschkonzept: Jede Dokumentart hat ihre eigene Frist, vom Arbeitszeitnachweis bis zur Bewerbungsunterlage; der Datenschutz verlangt das Löschen nach Fristablauf genauso wie das Aufbewahren davor.^[11]
• Einsichtsrecht: Beschäftigte dürfen ihre Personalakte einsehen, digital genauso wie auf Papier.^[12]
• Formregeln einzelner Dokumente: Einige Dokumente verlangen weiterhin die klassische Schriftform und bleiben im Original aufbewahrt - neben der Kündigung etwa der Aufhebungsvertrag und die Befristungsabrede im Arbeitsvertrag. Die digitale Akte enthält dann eine Kopie, das Original bleibt im Bestand.^[13]

Die Argumente für die digitale Akte sind real: schneller Zugriff, klare Berechtigungen, weniger Suchaufwand. Aber es sind Effizienz-Argumente, kein gesetzlicher Zwang.

Worauf es im Alltag ankommt

Drei Fragen müssen bis zum Jahresende beantwortet sein: Besteht eine Befreiung und was passiert damit konkret zum Jahreswechsel? Ist das Abrechnungsprogramm systemgeprüft, oder läuft die Abrechnung über eine Ausfüllhilfe? Und wie geht das Unternehmen ab 2027 mit unterschriebenen Original-Dokumenten um? Wer darauf klare Antworten hat, ist vorbereitet, ganz ohne Dringlichkeits-Rhetorik.

Ab dem 01.01.2027 müssen die Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden (§ 8 BVV) - die digitale Personalakte bleibt freiwillig. Wer beides auseinanderhält, digitalisiert aus den richtigen Gründen: Effizienz statt vermeintlicher Frist.

Wer Befreiungsstatus, Software und Signatur-Frage jetzt klärt, erledigt die Umstellung ohne Hektik, der Dezember ist dafür der falsche Monat. Eine zweite Meinung dazu holt sich das Unternehmen am besten, bevor die erste euBP-Prüfung ansteht.