Digitale Personalakte ab 2027 Pflicht? Was wirklich kommt und was nicht

Zum 01.01.2027 endet die Übergangsfrist für elektronische Entgeltunterlagen. Eine allgemeine Pflicht zur digitalen Personalakte entsteht dadurch nicht.

Stand: 20.09.2026

„Die digitale Personalakte kommt, ab 2027 wird sie Pflicht.“ Sätze wie dieser machen gerade in Netzwerken und Software-Werbung die Runde. Sie klingen dringlich, und sie treffen einen Nerv: Niemand will bei einer gesetzlichen Frist der Letzte sein. Nur: So stimmt die Aussage nicht.

Hier werden zwei Dinge vermischt, für die unterschiedliche rechtliche Anforderungen gelten: die Personalakte und die Entgeltunterlagen. Entscheidend ist, welche Dokumente ein Unternehmen elektronisch führen muss und was bei der Umstellung zu beachten ist.

Wird die digitale Personalakte 2027 Pflicht?

Nein. Für Unternehmen der Privatwirtschaft gibt es keine allgemeine gesetzliche Pflicht, eine digitale Personalakte zu führen. Ob sie ihre Personalakten auf Papier, digital oder in beiden Formen organisieren, bleibt grundsätzlich ihre Entscheidung. Die Vorgaben für einzelne Dokumente gelten unabhängig davon.

Die Frist zum 01.01.2027 betrifft die in § 8 Abs. 2 BVV genannten elektronischen Entgeltunterlagen für die Sozialversicherungsprüfung. Sie macht nicht die gesamte Personalakte zur digitalen Pflichtakte.^[1]

Personalakte oder Entgeltunterlagen, was ist der Unterschied?

• Die Personalakte sammelt Unterlagen zum Arbeitsverhältnis, etwa Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Beurteilungen, Abmahnungen und Schriftverkehr. Für privatwirtschaftliche Arbeitgeber besteht grundsätzlich keine allgemeine Pflicht, diese Unterlagen in einer einheitlichen Personalakte zu führen.
• Die Entgeltunterlagen sind sozialversicherungsrechtlich bestimmt (§ 8 BVV). Dazu gehören Angaben zur Abrechnung und ergänzende Nachweise für die Betriebsprüfung, etwa Erklärungen zu weiteren Beschäftigungen oder der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht im Minijob.^[1]

Formfrei heißt allerdings nicht pflichtenfrei: Für einzelne Dokumente bestehen eigene Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. So verlangt das Nachweisgesetz die Dokumentation der wesentlichen Arbeitsbedingungen.^[2]

Für Beamte ist die Führung einer Personalakte gesetzlich geregelt.^[3]

Die Verwechslung ist trotzdem verständlich: Beide Ablagen betreffen dieselben Beschäftigten, und in der Praxis liegen die Dokumente oft im selben System. Daraus folgt aber nicht, dass für sämtliche Inhalte dieselben Formvorgaben gelten.

Was wird ab dem 01.01.2027 wirklich Pflicht?

Die Pflicht, bestimmte ergänzende Entgeltunterlagen elektronisch zu führen, gilt bereits seit dem 01.01.2022. Arbeitgeber können sich davon auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung für Zeiten bis zum 31.12.2026 befreien lassen. Ab 2027 greift diese Übergangsregelung nicht mehr.^[1]

Wer eine entsprechende Befreiung erhalten hat, muss seine bisherigen Papierbestände deshalb nicht rückwirkend vollständig digitalisieren. Für diese Arbeitgeber erfasst die Pflicht die neuen Tatbestände und Ereignisse ab dem 01.01.2027. Ohne Befreiung gilt sie bereits seit 2022.^[4]

Davon zu unterscheiden ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP). Hier geht es um die Übermittlung strukturierter Daten aus der Entgeltabrechnung und der Finanzbuchhaltung an die Rentenversicherung. Auch die Befreiungsmöglichkeit von diesem Verfahren gilt nur für Abrechnungszeiträume bis Ende 2026. Die Befreiung von der elektronischen Unterlagenführung und die Befreiung von der euBP sind getrennt zu prüfen.^[5]

Für den Alltag heißt das: Für die euBP werden die Abrechnungsdaten aus systemgeprüften Programmen übermittelt. Ergänzende Anträge, Erklärungen und Bescheinigungen müssen zusätzlich elektronisch vorliegen und bei Anforderung bereitgestellt werden können. Ein gescanntes Dokument ist dabei etwas anderes als ein maschinell auswertbarer Abrechnungsdatensatz.^[4],^[5]

Reicht es, ab 2027 einfach alles zu scannen?

Scannen kann ein Teil der Lösung sein. Entscheidend sind die Anforderungen an die Datei und die Frage, ob ein Dokument eine Unterschrift benötigt:

• Eine Unterlage je Datei: Bei Anforderung ist jedes Dokument separat bereitzustellen. Zulässig sind PDF, JPEG, PNG, TIFF und BMP. Die Dateien müssen vollständig und lesbar sein; PDF-Inhalte dürfen sich nachträglich nicht verändern.^[4]
• Eindeutige Zuordnung: Aus Dateiname oder ergänzender Beschreibung muss hervorgehen, um welche Unterlage, welche Person und welchen Zeitraum es geht.^[4]
• Dokumente mit Unterschriftserfordernis: Beim Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht im Minijob genügt beispielsweise eine einfache elektronische Datei ohne die erforderliche Signatur nicht. Wird der Antrag elektronisch abgegeben, ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Liegt das unterschriebene Papieroriginal vor, kann der Arbeitgeber es nach den geltenden Vorgaben mit seiner fortgeschrittenen elektronischen Signatur digitalisieren. Nach vollständiger Übernahme darf das Papier im Rahmen dieser Vorschriften vernichtet werden. Wird ein solches Dokument ohne fortgeschrittene Signatur gescannt, ist zusätzlich das unterschriebene Original aufzubewahren. Weitere Aufbewahrungspflichten bleiben zu beachten.^[4]

Die zusätzliche Papieraufbewahrung beim Scannen ohne Signatur betrifft hier also Unterlagen mit Unterschriftserfordernis. Sie ist keine pauschale Regel für jedes gescannte Dokument.

Was heißt es, eine elektronische Personalakte zu führen?

Wer sich für eine digitale Personalakte entscheidet, sollte die Ablage so organisieren, dass sie im Alltag verlässlich funktioniert. Dazu gehören vier Bausteine:

• Berechtigungskonzept: Es ist klar geregelt, wer welche Dokumente für seine Aufgaben sehen darf. Der Zugriff auf sensible Personaldaten bleibt auf die erforderlichen Personen und Inhalte beschränkt.^[6]
• Aufbewahrungs- und Löschkonzept: Für jede Dokumentart werden Aufbewahrungspflichten und zulässige Speicherzwecke geprüft. Entfallen diese, sind die Daten zu löschen. Eine einheitliche Frist für die gesamte Personalakte reicht dafür nicht aus.^[6]
• Einsichtsrecht: Beschäftigte dürfen ihre Personalakte einsehen, auch wenn sie digital geführt wird. Dafür braucht es einen praktikablen Ablauf.^[7]
• Formregeln einzelner Dokumente: Kündigungen und Aufhebungsverträge benötigen weiterhin die gesetzliche Schriftform; die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen.^[8] Eine digitale Kopie ersetzt das Papieroriginal nicht. Bei Befristungsabreden ist dagegen grundsätzlich auch die elektronische Form mit qualifizierten elektronischen Signaturen beider Vertragsparteien möglich.^[9][10] Ein einfacher Scan oder eine eingefügte Unterschrift genügt dafür nicht.

Die Vorteile der digitalen Akte sind real: schneller Zugriff, klare Berechtigungen und weniger Suchaufwand. Ob sich die Umstellung lohnt, hängt von den Abläufen im Unternehmen ab.

Häufige Fragen aus der Praxis

„Unsere Abrechnung macht die Steuerkanzlei, betrifft uns das trotzdem?“

Ja. Die Kanzlei kann die Abrechnungsdaten über ihr systemgeprüftes Programm führen und übermitteln. Wer die ergänzenden Unterlagen sammelt, elektronisch aufbewahrt und bei einer Prüfung bereitstellt, sollte ausdrücklich vereinbart sein. Die Verantwortung des Arbeitgebers entfällt durch die Beauftragung nicht.^[5]

„Was passiert, wenn wir am 01.01.2027 nicht so weit sind?“

Die Verpflichtung besteht trotzdem. Fehlende oder nicht ordnungsgemäß bereitgestellte Unterlagen können Rückfragen und zusätzlichen Aufwand bei der Prüfung verursachen. Unternehmen sollten deshalb frühzeitig klären, welche Unterlagen und technischen Voraussetzungen noch fehlen.

Was Unternehmen bis zum Jahreswechsel klären sollten

Bis zum Jahreswechsel sollte geklärt sein: Welche Befreiungen bestehen bislang? Können die erforderlichen euBP-Daten über ein systemgeprüftes Programm übermittelt werden? Und wie werden ergänzende Unterlagen einschließlich unterschriebener Originale künftig verarbeitet und aufbewahrt? Eine Ausfüllhilfe allein genügt für die euBP-Datenübermittlung nicht.^[5]

Wer diese Punkte klärt und die Zuständigkeiten festlegt, kann die Umstellung geordnet angehen. Die Entscheidung über eine vollständige digitale Personalakte lässt sich dann daran ausrichten, was die Arbeit im Unternehmen tatsächlich erleichtert.

Ab dem 01.01.2027 müssen die in § 8 Abs. 2 BVV genannten Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Die digitale Personalakte bleibt freiwillig. Wer beides auseinanderhält, trifft die Entscheidung über die digitale Personalakte nach den eigenen Abläufen und nicht wegen einer vermeintlichen gesetzlichen Frist.

Wenn Sie die Umstellung vorbereiten oder Ihre digitale Personalakte neu ordnen, prüfen wir gemeinsam, ob Ablage, Zuständigkeiten und die Prozesse rund um die Payroll zusammenpassen.