Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: von der Wartezeit bis zur U1-Erstattung

Sechs Wochen klingen nach einer einfachen Regel. Die Fragen entstehen bei der Berechnung, bei der Anrechnung früherer Erkrankungen und bei der Höhe des Entgelts

Stand: 15.08.2026

Meldet sich ein Mitarbeiter krank, klärt die Payroll drei Dinge: ob ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht, wie lange er besteht und wie hoch das fortzuzahlende Entgelt ist. Das Gesetz sieht dafür sechs Wochen je Krankheitsfall vor. Der Grundsatz ist schnell erklärt, die Arbeit steckt in der Berechnung der sechs Wochen und in der Anrechnung früherer Erkrankungen.

Wer hat Anspruch auf Entgeltfortzahlung?

Jeder Arbeitnehmer, der ohne eigenes Verschulden arbeitsunfähig wird, und zwar unabhängig davon, ob die Beschäftigung sozialversicherungspflichtig ist.^[1]

Der Anspruch hängt nicht am Umfang der Beschäftigung und nicht an der Versicherungspflicht. Er besteht damit auch für:

• Geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijobber)
• Kurzfristig Beschäftigte, hier endet der Anspruch mit dem letzten Tag der Befristung
• Beschäftigte Rentner, unabhängig von der Art der Rente

Für Auszubildende ergibt sich der Anspruch nicht aus dem Entgeltfortzahlungsgesetz, sondern aus § 19 Berufsbildungsgesetz.^[2] Abweichende Regelungen in Tarif- oder Arbeitsvertrag sind nur zugunsten der Beschäftigten zulässig.

Ein eigenes Verschulden liegt nur in seltenen Fällen vor. Unachtsamkeit genügt dafür nicht, und ein Unfall beim Sport ändert am Anspruch nichts.

Ab wann besteht der Anspruch?

Nach vier Wochen ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses.^[3]

In den ersten vier Wochen des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber zur Entgeltfortzahlung nicht verpflichtet. Fortzahlen darf er dennoch, freiwillig oder aufgrund einer Regelung im Arbeits- oder Tarifvertrag. Zahlt er nicht, erhalten gesetzlich Versicherte in dieser Zeit Krankengeld. Der Anspruch darauf beginnt nicht mit der Arbeitsunfähigkeit, sondern mit dem Tag der ärztlichen Feststellung. Ist ein Mitarbeiter seit Mittwoch arbeitsunfähig und geht am Donnerstag zum Arzt, entsteht der Anspruch erst am Donnerstag. Der Mittwoch bleibt ohne Krankengeld.^[4]

Dauert die Arbeitsunfähigkeit über die vierte Woche hinaus, besteht der Anspruch ab dem Ende der Wartezeit für volle sechs Wochen. Die Tage der Arbeitsunfähigkeit, die in die Wartezeit fallen, werden darauf nicht angerechnet.^[5]

Eintritt:                        01.09.2026
Wartezeit von vier Wochen bis:   28.09.2026

Arbeitsunfähig ab:               20.09.2026
20.09. bis 28.09.:               Krankengeld der Krankenkasse, frühestens
                                 ab dem Tag der ärztlichen Feststellung
Entgeltfortzahlung ab:           29.09.2026
Sechs Wochen enden am:           09.11.2026

Wie lange wird gezahlt, und wie werden die sechs Wochen gezählt?

Sechs Wochen sind 42 Kalendertage je Krankheitsfall, nicht 42 Arbeitstage.

Maßgeblich sind Kalendertage. Wochenenden, arbeitsfreie Tage und Feiertage verlängern den Anspruch nicht. Für den ersten Tag kommt es darauf an, wann die Arbeitsunfähigkeit eintritt:

• Besteht die Arbeitsunfähigkeit bereits vor Arbeitsbeginn, ist dieser Tag der erste Tag der 42 Kalendertage
• Hat der Mitarbeiter an diesem Tag bereits gearbeitet und wird erst während der Arbeitszeit arbeitsunfähig, beginnen die 42 Kalendertage am Folgetag^[6]

Für den Tag, an dem noch gearbeitet wurde, erhält der Mitarbeiter das Entgelt. Dieses Entgelt ist keine Aufwendung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz und aus diesem Grund nicht über das U1-Verfahren erstattungsfähig.

Arbeitsunfähig ab:            Montag, 02.03.2026, vor Arbeitsbeginn
Erster Tag der sechs Wochen:  02.03.2026
42 Kalendertage, Ende am:     12.04.2026
Ab 13.04.2026:                Krankengeld, sofern die Arbeitsunfähigkeit
                              weiter besteht

Wann entsteht ein neuer Anspruch auf sechs Wochen?

Nur wenn der Mitarbeiter zwischen zwei Arbeitsunfähigkeiten gearbeitet hat und die zweite auf einer anderen Krankheit beruht.^[7][8]

Entscheidend sind zwei Fragen: Hat der Mitarbeiter zwischendurch gearbeitet, und beruht die zweite Arbeitsunfähigkeit auf einer anderen Krankheit? Daraus ergeben sich vier Fälle:

• Die beiden Arbeitsunfähigkeiten überschneiden sich. Kommt eine weitere Krankheit hinzu, während die erste Arbeitsunfähigkeit noch besteht, bleibt es bei sechs Wochen ab dem Beginn der ersten. Das gilt auch bei einer völlig anderen Krankheit. Hier gilt das Prinzip der Überlappung.
• Dazwischen wurde gearbeitet, andere Krankheit. Ein Mitarbeiter ist wegen eines gebrochenen Arms arbeitsunfähig, arbeitet wieder und fällt später wegen einer Magen-Darm-Erkrankung aus. Für die zweite Arbeitsunfähigkeit beginnen 42 Kalendertage neu.
• Dazwischen wurde gearbeitet, dieselbe Krankheit. Die Zeiten werden zusammengerechnet, insgesamt bleibt es bei sechs Wochen. Ein neuer Anspruch entsteht erst, wenn seit dem Ende der letzten Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Krankheit sechs Monate vergangen sind oder wenn seit dem Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit zwölf Monate abgelaufen sind.
• Der Arbeitgeber wechselt. Beim neuen Arbeitgeber entsteht ein neuer Anspruch, auch bei derselben Krankheit.

Ob zwei Zeiträume auf derselben Krankheit beruhen, weiß der Arbeitgeber nicht. Diese Beurteilung trifft die Krankenkasse. Der Arbeitgeber stellt eine Vorerkrankungsanfrage über das Abrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal, die Krankenkasse meldet ausschließlich anrechenbare Zeiten zurück.

Zwei Personenkreise sind von der elektronischen Vorerkrankungsanfrage ausgenommen: privat Versicherte, da für sie keine gesetzliche Krankenkasse Daten führt, und geringfügig Beschäftigte, die das Gesetz ausdrücklich ausschließt.^[9][10] Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht in beiden Fällen unverändert. Der Arbeitgeber rechnet die Zeiten selbst zusammen, und zwar nur zusammenhängende Zeiträume. Liegt zwischen zwei Erkrankungen eine Lücke, ist eine Addition ohne Kenntnis der Diagnose nicht möglich.

Wie hoch ist das fortzuzahlende Entgelt?

Maßgeblich ist das Entgelt, das ohne die Arbeitsunfähigkeit angefallen wäre, bezogen auf die regelmäßige Arbeitszeit.^[11]

Dieses Entgeltausfallprinzip entscheidet darüber, welche Bestandteile hineinfließen und welche nicht. Fortgezahlt wird:

• Das laufende Entgelt einschließlich der Sachbezüge. Wird ein Sachbezug während der Arbeitsunfähigkeit nicht genutzt, zum Beispiel die Verpflegung im Unternehmen, wird er in Geld ausgezahlt. Diese Zahlung ist Barlohn und damit steuer- und beitragspflichtig. Der amtliche Sachbezugswert und die 50-€-Freigrenze gelten nur für die Sachleistung.^[12][13]
• Eine Entgeltänderung im Zeitraum, etwa eine Tariferhöhung, wirkt sich auf die Fortzahlung aus.

Nicht fortgezahlt wird:

• Die Vergütung für Überstunden, einschließlich der darauf entfallenden Zuschläge.^[14]
• Erstattungen, die einen tatsächlichen Aufwand voraussetzen, zum Beispiel Fahrtkosten, Auslösung oder Verpflegungsmehraufwand. Während der Arbeitsunfähigkeit entsteht dieser Aufwand nicht.^[14]
• Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld werden nicht berücksichtigt.

Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit werden fortgezahlt, wenn die Arbeitsleistung ohne den Ausfall erbracht worden wäre. Im Entgeltfortzahlungszeitraum erfolgen sie jedoch steuer- und beitragspflichtig, da die Steuerfreiheit tatsächlich geleistete Arbeit voraussetzt.^[15]

Bei Kurzarbeit gilt die verkürzte Arbeitszeit als maßgebliche regelmäßige Arbeitszeit. Die Entgeltfortzahlung bemisst sich nach dem verminderten Entgelt.^[16]

Wer hat Anspruch auf die U1-Erstattung, und wie hoch ist sie?

Anspruch haben Arbeitgeber mit in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmern, Auszubildende nicht mitgerechnet. Erstattet werden bis zu 80 % des fortgezahlten Entgelts und der darauf entfallenden Arbeitgeberanteile.^[17]

Die Erstattung leistet die Krankenkasse, an die der Arbeitgeber die U1-Umlage zahlt. Ob er am Ausgleichsverfahren teilnimmt, wird zu Beginn jedes Kalenderjahres geprüft. Der Arbeitgeber meldet dafür seine Arbeitnehmerzahl. Maßgeblich ist das Vorjahr: In mindestens acht Kalendermonaten muss er unter der Grenze gelegen haben. Für die Zählung gilt:^[18]

• bis 10 Wochenstunden mit 0,25
• bis 20 Wochenstunden mit 0,5
• bis 30 Wochenstunden mit 0,75
• über 30 Wochenstunden mit 1,0
• Schwerbehinderte Menschen werden nicht berücksichtigt

Auszubildende bleiben nur bei dieser Grenze außen vor. Nimmt der Arbeitgeber am Ausgleichsverfahren teil, wird die Umlage auch auf die Ausbildungsvergütung gezahlt, und die Entgeltfortzahlung an einen erkrankten Auszubildenden wird ebenso erstattet.^[19][20]

Der gesetzliche Erstattungssatz sind 80 %. Die Satzung der Krankenkasse darf ihn beschränken und verschiedene Sätze vorsehen, die 40 % nicht unterschreiten.^[21] Die Erstattung liegt aus diesem Grund je Kasse und Wahltarif zwischen 40 % und 80 %. Der maßgebliche Satz steht in der Satzung der Krankenkasse.

Fortgezahltes Entgelt (42 Tage):         4.200,00 €
Arbeitgeberanteile Sozialversicherung:     840,00 €
Erstattungsfähige Aufwendungen:          5.040,00 €
Erstattungssatz nach Satzung:                  70 %
Erstattung der Krankenkasse:             3.528,00 €

Erstattet werden nur Aufwendungen nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt wird nicht berücksichtigt, ebenso das Entgelt für den Tag, an dem der Mitarbeiter noch gearbeitet hat.

Worauf es in der Praxis ankommt

Vier Punkte sollten berücksichtigt werden:

1. Die Wartezeit von vier Wochen ist im System hinterlegt, damit bei Neueintritten nicht versehentlich Entgelt fortgezahlt wird
2. Der erste Tag ist richtig bestimmt, denn davon hängt ab, wann die 42 Kalendertage enden
3. Bei jeder erneuten Arbeitsunfähigkeit ist die Vorerkrankungsanfrage gestellt. Ohne sie bleibt eine Anrechnung unentdeckt, und der Arbeitgeber zahlt sechs Wochen, die er nicht schuldet
4. Die Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sind im Entgeltfortzahlungszeitraum als steuer- und beitragspflichtig abgerechnet

Wer den ersten Tag richtig bestimmt und die Vorerkrankungsanfrage konsequent stellt, rechnet die Entgeltfortzahlung sicher ab. Eine zweite Meinung aus der Payroll-Praxis zeigt schnell, ob die Bewertung der 42 Kalendertage und anrechenbare Vorerkrankungen zusammenpassen. Wir unterstützen dabei gerne.

Sechs Wochen sind 42 Kalendertage, nicht 42 Arbeitstage. Ein neuer Anspruch entsteht nur, wenn der Mitarbeiter zwischen zwei Arbeitsunfähigkeiten gearbeitet hat und die zweite auf einer anderen Krankheit beruht (§ 3 Abs. 1 EFZG). Ob angerechnet wird, entscheidet die Krankenkasse, nicht der Arbeitgeber.