Die Krankmeldung & die eAU: von der Meldung bis zum Abruf

Wie ein Krankheitsfall heute läuft und wo es hakt

Stand: 11.08.2026

Vom Anruf am Morgen bis zu den richtigen Daten im Lohnkonto: Ein Krankheitsfall läuft heute in mehreren Schritten ab und an jedem hakt es manchmal. Der Mitarbeiter meldet sich, der Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit fest, die Krankenkasse speichert sie und der Arbeitgeber ruft sie als eAU ab. Wer dieses Zusammenspiel kennt, holt sich jede Bescheinigung sauber ab, ohne hinterherzutelefonieren.

Ab wann muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegen?

Das Entgeltfortzahlungsgesetz kennt dazu zwei getrennte Pflichten. Die erste ist die Anzeige: Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer sind dem Arbeitgeber unverzüglich mitzuteilen.^[1] Diese Meldepflicht besteht im eAU-Zeitalter unverändert, denn ohne Krankmeldung weiß der Arbeitgeber nicht, dass eine AU abgerufen werden muss. Wie, wann und bei wem die Krankmeldung eingeht, regelt jedes Unternehmen: telefonisch bei der Führungskraft, in der Personalabteilung oder über ein Portal. Wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter den Weg kennt und die Information von dort ohne Umweg in die Payroll gelangt.

Die zweite Pflicht ist der Nachweis. Wann die Arbeitsunfähigkeit ärztlich festgestellt wird, hängt allein davon ab, wann der Mitarbeiter zum Arzt geht: Sucht er die Praxis am ersten Krankheitstag auf, besteht die Arbeitsunfähigkeit ab diesem Tag. Geregelt ist nur, ab wann er den Nachweis vorlegen muss. Dauert die Erkrankung länger als drei Kalendertage, muss er spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorliegen, im Regelfall ist das der vierte Tag.^[2] Verlangen darf der Arbeitgeber die Vorlage schon ab dem ersten Tag^[3].

Für kleinere Unternehmen kommt ein handfester Grund hinzu, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits ab dem ersten Tag zu verlangen. Wer am U1-Umlageverfahren teilnimmt (Arbeitgeber mit in der Regel höchstens 30 Arbeitnehmern), erhält einen Teil des fortgezahlten Entgelts von der Krankenkasse zurück. Das Entgelt schuldet der Arbeitgeber ab dem ersten Krankheitstag, unabhängig davon, ab wann der Nachweis vorliegen muss. Die Erstattung hängt dagegen an diesem Nachweis. Fehlt er, bleibt der Arbeitgeber im Zweifel auf den Kosten sitzen.^[4]

Wie ruft der Arbeitgeber die eAU ab?

In der Regel in fünf Schritten:

1. Der Mitarbeiter meldet sich krank, meist telefonisch, und geht zum Arzt.
2. Der Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit fest; die Praxis übermittelt die Daten an die Krankenkasse des Mitarbeiters.
3. Der Mitarbeiter meldet dem Arbeitgeber Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit; auf welchem Weg, ist meist im Unternehmen geregelt.
4. Die Daten gehen an die Payroll und werden im Abrechnungssystem erfasst; von dort ruft der Arbeitgeber die eAU bei der jeweiligen Krankenkasse ab. Gibt das Abrechnungsprogramm den Abruf nicht her, geht es über das SV-Meldeportal.
5. Die Krankenkasse meldet zurück. Stimmen die Daten mit der Meldung des Mitarbeiters überein, ist der Fall erledigt; weichen sie ab oder kommt nichts, beginnt die Klärung.

Wie die Abwesenheit im System erfasst wird, entscheidet über den Abruf. Geht der Mitarbeiter am ersten Krankheitstag zum Arzt, gilt die Arbeitsunfähigkeit ab diesem Tag und der Arbeitgeber erfasst den ganzen Zeitraum mit einer Abwesenheitsart. Geht er erst später, deckt die Bescheinigung nur die Zeit ab der ärztlichen Feststellung ab. Dann braucht der Fall im System zwei Abwesenheitsarten, eine für die Tage davor und eine ab der Feststellung. Wie sie heißen, hängt vom Programm ab, „krank ohne Bescheinigung“ und „krank mit Entgeltfortzahlung“ sind typische Bezeichnungen. Die Unterscheidung betrifft nur den Nachweis: Das Entgelt schuldet der Arbeitgeber ab dem ersten Krankheitstag. Aus dieser Erfassung zieht das Programm den Beginn für den eAU-Abruf. Weicht er von dem Beginn ab, den die Krankenkasse gespeichert hat, kommt eine Fehlermeldung zurück.

Eilig ist der Abruf nicht: Die Daten bleiben bei der Kasse gespeichert, eine eAU lässt sich auch später noch abrufen. Zurück kommt, was die Kasse gespeichert hat: Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der ärztlichen Feststellung, ob es eine Erst- oder Folgebescheinigung ist und ob Anhaltspunkte für einen Arbeitsunfall vorliegen, eine Diagnose ist nie dabei.^[5] Zwei Grenzen gelten dabei immer: Abrufen darf der Arbeitgeber nur nach erfolgter Krankmeldung und für einen Zeitraum, in dem ein Beschäftigungsverhältnis bestand. Ein anlassloser Abruf „auf Verdacht“ ist nicht zulässig.^[6]

Wann sollte der Arbeitgeber abrufen und was, wenn nichts kommt?

Abrufen sollte der Arbeitgeber mindestens einmal in der Woche.^[7] Die Rückmeldungen der Krankenkassen liegen auf einem zentralen Server der Sozialversicherung bereit, von dem das Abrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal sie abholt. 42 Tage nach der Bereitstellung löscht der Server die Rückmeldung, wer sie bis dahin nicht abgeholt hat, muss neu anfragen. Wichtiger als diese Frist ist der Vorlauf: Offene Einzelfälle müssen geklärt sein, bevor der Abrechnungslauf startet.

Kommt die Rückmeldung „Nachweis liegt nicht vor“, hat die Arztpraxis die Daten noch nicht an die Krankenkasse übermittelt. Die Anforderung bleibt bestehen: Geht die Bescheinigung innerhalb von 14 Kalendertagen nach dieser Zwischennachricht bei der Kasse ein, liefert sie die Daten von selbst nach.^[8] Stornieren darf der Arbeitgeber die Anforderung in dieser Zeit nicht, um früher neu anzufragen. Eine erneute Anfrage mit demselben Beginn ist vor Ablauf der 14 Tage nicht möglich.^[9] Kommt auch danach nichts, führt der Weg über die Stammdaten (fehlt die Versicherungsnummer? stehen Titel oder Namenszusätze im Namensfeld?), über die richtige, womöglich gewechselte Krankenkasse oder über die Frage, ob einer der Ausnahmefälle ohne eAU vorliegt.

Jeder Krankheitszeitraum wird einzeln abgefragt. Verlängert sich die Erkrankung, ruft der Arbeitgeber die Folgebescheinigung ab dem Tag nach dem Ende der ersten Bescheinigung ab.^[9]

Was ist mit anrechenbaren Vorerkrankungen?

Auch die Frage, ob eine frühere Erkrankung auf die sechs Wochen Entgeltfortzahlung angerechnet wird, läuft heute elektronisch.^[10] Vermutet der Arbeitgeber eine Folgeerkrankung, dieselbe Krankheit wie zuvor, stellt er bei der Krankenkasse eine Vorerkrankungsanfrage, ebenfalls über das Abrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Möglich ist das nur bei gesetzlich Versicherten, wenn beide Arbeitsunfähigkeiten bescheinigt sind und zusammen mindestens 30 Tage umfassen.^[11]

Die Kasse meldet zurück, ob die Vorerkrankung ganz, teilweise oder gar nicht angerechnet wird, wieder ohne Diagnose. Bei privat versicherten Mitarbeitern ist diese Anfrage nicht möglich, denn es gibt keine Krankenkasse, die die Zeiten sammelt. Der Arbeitgeber kann dort nur zusammenhängende Arbeitsunfähigkeitszeiten bis zur 42-Kalendertage-Grenze durchzählen. Liegt zwischen zwei Erkrankungen ein Zeitraum, darf er die Zeiten nicht addieren: Ohne Diagnose weiß er nicht, ob die Krankheiten zusammenhängen. Bei geringfügig Beschäftigten ist die Anfrage ebenfalls ausgeschlossen, obwohl dort eine gesetzliche Krankenkasse zuständig ist. Das Gesetz nimmt sie ausdrücklich aus: Die Mitteilungspflicht der Krankenkasse über anrechenbare Vorerkrankungszeiten gilt nicht für geringfügig Beschäftigte.^[11] Der eAU-Abruf selbst funktioniert dagegen normal. Der Arbeitgeber erhält damit die Zeiträume, aber keine Auskunft darüber, ob dieselbe Krankheit vorliegt, und zählt wie bei privat Versicherten selbst.

Wann greift die eAU nicht?

In einigen Konstellationen bleibt es beim Papier, und der Arbeitgeber muss die Bescheinigung wie früher aktiv einfordern. Das betrifft privat krankenversicherte Mitarbeiter, Arbeitsunfähigkeiten von Privatärzten oder aus dem Ausland sowie Minijobs im Privathaushalt (das Haushaltsscheck-Verfahren).^[12] Für gewerbliche Minijobber dagegen gilt die eAU ganz normal. Der Abruf läuft aber nicht über die Minijob-Zentrale, sondern über die Krankenkasse, bei der der Minijobber versichert ist. Seit dem verpflichtenden Abrufverfahren zum 01.01.2023 muss diese tatsächliche Krankenkasse darum immer im Abrechnungssystem gepflegt sein.^[13]

Umgekehrt ist das Verfahren zuletzt breiter geworden: Seit 2025 wird das tatsächliche Entlassungsdatum nach einem Krankenhausaufenthalt automatisch nachgemeldet, und stationäre Reha- und Vorsorgeleistungen sind in den Datenaustausch einbezogen.^[14]

Worauf es in der Praxis ankommt

Die eAU spart Post und Telefonate, aber nur, wenn drei Dinge stimmen: Der Mitarbeiter meldet sich und nennt Beginn und Ende, seine Stammdaten und die Krankenkasse sind korrekt hinterlegt, und die Abwesenheit ist im System mit dem richtigen Beginn erfasst. Am dritten Punkt scheitern die meisten Abrufe, denn ein abweichender Beginn führt zur Fehlermeldung.

Wer den eigenen eAU-Prozess einmal geordnet aufsetzt, wer ruft wann ab, wie werden abweichende oder fehlende Daten nachgehalten, spart sich die meisten Rückfragen. Eine zweite Meinung aus der Payroll-Praxis zeigt schnell, wo der eigene Prozess hakt. Wir unterstützen dabei gerne.

Die eAU ersetzt den gelben Schein, nicht die Krankmeldung. Der Mitarbeiter muss sich weiterhin unverzüglich melden und Beginn und Ende nennen, der Arbeitgeber die Bescheinigung aktiv und zum richtigen Zeitpunkt abrufen, von allein passiert nichts. Und für Privatversicherte, Privatärzte und Arbeitsunfähigkeiten aus dem Ausland bleibt es beim Papier.