Sachbezugswerte 2026: Verpflegung, Unterkunft und Wohnung richtig abrechnen

Welche Werte 2026 gelten und welche Angaben die Payroll für die Abrechnung benötigt.

Stand: 20.09.2026

Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Verpflegung oder Wohnraum kostenlos oder vergünstigt zur Verfügung, entsteht grundsätzlich ein geldwerter Vorteil. Für die Entgeltabrechnung muss ermittelt werden, wie hoch dieser Vorteil ist und welcher Betrag das Steuer- und Sozialversicherungsbrutto erhöht.^[1][2]

Für Mahlzeiten und Unterkünfte gelten amtliche Sachbezugswerte, die für jedes Kalenderjahr neu festgelegt werden. Eine Wohnung wird dagegen grundsätzlich nach der ortsüblichen Miete bewertet. Für die Abrechnung kommt es aus diesem Grund darauf an, welche Leistung der Arbeitgeber gewährt, in welchem Umfang der Arbeitnehmer sie erhält und ob er sich an den Kosten beteiligt.^[1][2]

Der Artikel zeigt, welche Werte 2026 gelten, wie Mahlzeiten, Unterkünfte und Wohnungen voneinander abzugrenzen sind und welche Angaben die Payroll für die richtige Abrechnung benötigt.

Wie der Sachbezugswert in die Entgeltabrechnung einfließt

Bleibt nach der Bewertung und einem möglichen Eigenanteil des Arbeitnehmers ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil, erhöht dieser das Steuer- und Sozialversicherungsbrutto. Er wird jedoch nicht an den Arbeitnehmer ausgezahlt, weil er den Vorteil bereits in Form der Mahlzeit oder des Wohnraums erhalten hat.^[1][2]

Auf der Entgeltabrechnung erscheint der verbleibende geldwerte Vorteil zunächst als Bruttobestandteil. Bei der Ermittlung des Auszahlungsbetrags wird derselbe Wert wieder abgezogen, damit er nicht zusätzlich als Geld ausgezahlt wird. Wie die Darstellung im Einzelnen erfolgt, hängt vom verwendeten Abrechnungssystem ab.

Zahlt der Arbeitnehmer einen Eigenanteil, vermindert seine Zahlung den geldwerten Vorteil.^[1][2] Wird ein kostenloses Mittagessen mit dem amtlichen Sachbezugswert von 4,57 € bewertet und zahlt der Arbeitnehmer selbst 2 €, verbleibt ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Vorteil von 2,57 €. Zahlt er mindestens 4,57 €, entsteht aus der Mahlzeit kein geldwerter Vorteil.

Sachbezugswerte für Mahlzeiten 2026

Für 2026 beträgt der monatliche Sachbezugswert für Vollverpflegung 345 €. Dieser Wert setzt sich aus 71 € für Frühstück sowie jeweils 137 € für Mittag- und Abendessen zusammen.^[2]

Für einzelne Mahlzeiten gelten folgende Tageswerte:

• Frühstück: 2,37 €
• Mittagessen: 4,57 €
• Abendessen: 4,57 €
• Vollverpflegung mit Frühstück, Mittag- und Abendessen: 11,50 €^[2][3]

Die Tageswerte werden aus den jeweiligen Monatswerten berechnet. Für die Vollverpflegung wird der Monatswert von 345 € durch 30 geteilt. Daraus ergibt sich ein Tageswert von 11,50 €. Werden stattdessen die bereits gerundeten Tageswerte der einzelnen Mahlzeiten addiert, ergibt sich rechnerisch ein Betrag von 11,51 €. Dieser Wert darf für die Vollverpflegung nicht angesetzt werden.^[2]

Erhält ein Arbeitnehmer an einem Tag ein Frühstück und ein Mittagessen, werden die beiden Einzelwerte angesetzt:

Frühstück                 2,37 €
Mittagessen               4,57 €
Sachbezugswert insgesamt  6,94 €

Der Wert für Vollverpflegung kommt nur zur Anwendung, wenn der Arbeitnehmer Frühstück, Mittagessen und Abendessen erhält.

Entscheidend ist, welche Mahlzeit der Arbeitgeber zur Verfügung stellt

Auch bei einer kurzen täglichen Arbeitszeit fließen mehrere Mahlzeiten in die Abrechnung ein, wenn der Arbeitgeber sie dem Arbeitnehmer tatsächlich kostenlos oder vergünstigt zur Verfügung stellt.

Ein Beispiel: Ein Arbeitnehmer arbeitet in einem Hotel von 9 bis 13 Uhr. Das Frühstücksbuffet steht bis 10 Uhr bereit, das Mittagsbuffet ab 11:30 Uhr. Erhält der Arbeitnehmer während seiner Arbeitszeit sowohl das Frühstück als auch das Mittagessen kostenlos, setzt die Payroll für 2026 insgesamt 6,94 € an.

Die vierstündige Arbeitszeit schließt den Ansatz eines Mittagessens nicht aus. Auch arbeitstägliche Mahlzeitenzuschüsse dürfen bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen an Teilzeitkräfte geleistet werden, die nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten.^[4]

Stellt der Arbeitgeber dagegen nur das Frühstück kostenlos oder vergünstigt zur Verfügung, setzt die Payroll auch nur den Wert für das Frühstück an. Dass der Arbeitnehmer später am Tag eine private Mittagsmahlzeit zu sich nimmt, führt zu keinem weiteren geldwerten Vorteil.

Kantinenmahlzeit und Essenszuschuss werden unterschiedlich abgerechnet

Eine Kantinenmahlzeit wird grundsätzlich mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet. Bei einem Essenszuschuss darf dieser Wert nur angesetzt werden, wenn die dafür geltenden Voraussetzungen erfüllt sind. Andernfalls zählt der Zuschuss in voller Höhe als Arbeitslohn.^[4][5]

Stellt eine eigene Kantine, Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung des Arbeitgebers eine Mahlzeit zur Verfügung, wird diese mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet. Zahlt der Arbeitnehmer weniger als diesen Wert, bildet die Differenz den steuer- und sozialversicherungspflichtigen geldwerten Vorteil.^[5]

Dies betrifft auch eine fremdbetriebene Kantine, die der Arbeitgeber durch Zuschüsse oder andere Leistungen unterstützt und dadurch kostenlose oder vergünstigte Mahlzeiten ermöglicht.^[5]

Bei einem Essenszuschuss erhält der Arbeitnehmer dagegen einen Zuschuss, den er beispielsweise über eine Papier-Essenmarke oder eine App beim Erwerb einer Mahlzeit einsetzt. Damit nicht der Nennwert des Zuschusses, sondern der amtliche Sachbezugswert der Mahlzeit angesetzt wird, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein:

• Der Arbeitnehmer erwirbt tatsächlich eine Mahlzeit.
• Je Mahlzeit wird an einem Arbeitstag nur ein Zuschuss gewährt.
• Der Zuschuss wird nicht für Urlaubs- oder Krankheitstage gewährt.
• Der Zuschuss übersteigt den Sachbezugswert der jeweiligen Mahlzeit um höchstens 3,10 €.
• Der Zuschuss ist nicht höher als der tatsächliche Preis der Mahlzeit.
• Der Zuschuss wird nicht für Lebensmittelkäufe auf Vorrat verwendet.^[4][5]

Für 2026 darf ein Zuschuss, der mit dem Sachbezugswert bewertet werden soll, damit höchstens 5,47 € für ein Frühstück und 7,67 € für ein Mittag- oder Abendessen betragen.

Diese Beträge begrenzen nicht die Zahlung des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber darf einen höheren Zuschuss leisten. Überschreitet der Zuschuss jedoch den Sachbezugswert zuzüglich 3,10 €, entfällt die Bewertung mit dem Sachbezugswert. Dann zählt der Zuschuss in voller Höhe als Arbeitslohn und nicht nur mit dem übersteigenden Betrag.^[4][5]

Sind die Voraussetzungen erfüllt, wird nicht der Zuschuss versteuert. Der amtliche Sachbezugswert bildet die Grundlage für die Abrechnung. Eine Zahlung des Arbeitnehmers vermindert diesen Wert. Nur die verbleibende Differenz erhöht das steuer- und sozialversicherungspflichtige Brutto.^[4][5]

Ein Beispiel: Das Mittagessen kostet 10 €. Der Arbeitgeber zahlt einen Zuschuss von 7,67 €, der Arbeitnehmer trägt 2,33 € selbst.

Sachbezugswert Mittagessen           4,57 €
abzüglich Zahlung des Arbeitnehmers  2,33 €
geldwerter Vorteil                   2,24 €

Was die 15er-Regelung vereinfacht

Die 15er-Regelung ist eine Erleichterung bei der Kontrolle von Abwesenheitstagen. Sie begrenzt den Essenszuschuss nicht generell auf 15 Arbeitstage im Monat.^[4][5]

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer die Abwesenheitstage feststellen und sicherstellen, dass die Zahl der Zuschusstage im Kalenderjahr die vereinbarten Arbeitstage abzüglich der Abwesenheitstage nicht übersteigt. Diese laufende Anpassung entfällt, wenn der Arbeitnehmer durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat auswärts tätig ist und im Kalendermonat nicht mehr als 15 Zuschüsse zu Mahlzeiten erhält.^[5]

Die Zahl 15 gilt insgesamt für Frühstück, Mittag- und Abendessen. Werden an einem Arbeitstag ein Zuschuss zum Frühstück und ein Zuschuss zum Mittagessen gewährt, zählen beide jeweils als ein Zuschuss.^[4]

Mehr als 15 Zuschüsse im Monat sind möglich, wenn die tatsächlichen Arbeitstage und Abwesenheiten nachgewiesen werden. Umgekehrt dürfen nicht automatisch 15 Zuschüsse angesetzt werden, wenn der Arbeitnehmer im Monat weniger Arbeitstage hat. Das betrifft beispielsweise Teilzeitkräfte, die nur an drei Tagen in der Woche arbeiten.

Die 15er-Regelung gehört zum Verfahren für arbeitstägliche Mahlzeitenzuschüsse und Essenmarken. Sie ist keine allgemeine Pauschale für Mahlzeiten, die eine eigene Kantine oder eine Mitarbeiterküche kostenlos zur Verfügung stellt.^[4][5]

Kostenlose Mahlzeiten in einer Kantine

Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern in einer eigenen Kantine oder einer vergleichbaren Einrichtung kostenlose Mahlzeiten zur Verfügung, entsteht ein geldwerter Vorteil in Höhe des jeweiligen Sachbezugswerts. Bei einem kostenlosen Mittagessen sind 2026 somit 4,57 € je ausgegebener Mahlzeit anzusetzen.^[2][5]

Der Arbeitgeber darf die darauf entfallende Lohnsteuer mit 25 % pauschal übernehmen, sofern die Mahlzeit nicht als Bestandteil des Arbeitslohns vereinbart ist. Der pauschal versteuerte Betrag gehört bei rechtzeitiger Pauschalbesteuerung mit der Entgeltabrechnung nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt.^[6][7]

Werden verschiedene Mahlzeiten zu unterschiedlichen Preisen ausgegeben und pauschal versteuert, darf der geldwerte Vorteil unter bestimmten Voraussetzungen anhand eines Durchschnittswerts ermittelt werden. Das betrifft sowohl kostenlose als auch vergünstigte Mahlzeiten. Die Durchschnittsbewertung darf sich auf den gesamten Lohnzahlungszeitraum erstrecken. Ist die Ermittlung wegen der Datenmenge besonders aufwendig, darf ein repräsentativer Zeitraum zugrunde gelegt werden.^[5]

Ein pauschaler Ansatz von 15 Mahlzeiten im Monat ergibt sich daraus jedoch nicht automatisch. Eine betriebliche Abrechnung mit einer festen Zahl von Mahlzeiten benötigt eine nachvollziehbare Grundlage und ist von der 15er-Regelung für Mahlzeitenzuschüsse zu unterscheiden.

Unterkunft und Wohnung werden unterschiedlich bewertet

Stellt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer Wohnraum kostenlos oder vergünstigt zur Verfügung, muss zunächst geklärt werden, ob es sich um eine Unterkunft oder eine Wohnung handelt. Davon hängt ab, wie der geldwerte Vorteil ermittelt wird.^[5]

Liegt keine abgeschlossene Wohneinheit vor oder teilt der Arbeitnehmer insbesondere die Kochgelegenheit und die Toilette mit anderen Bewohnern, handelt es sich um eine Unterkunft. Dazu gehören beispielsweise ein Mitarbeiterzimmer oder ein Zimmer in einem Wohnheim.

Eine Wohnung ist dagegen eine abgeschlossene Einheit, in der der Arbeitnehmer einen eigenen Haushalt führt. Dafür müssen mindestens eine Kochgelegenheit, eine Toilette sowie eine Wasserver- und -entsorgung vorhanden sein. Ein eigenes Bad oder eine eigene Dusche ist für die Einordnung als Wohnung nicht zwingend erforderlich. Auch ein Einzimmerappartement mit Küchenzeile und eigener Toilette gilt als Wohnung.^[5]

Der monatliche Sachbezugswert einer Unterkunft beträgt 2026 285 € beziehungsweise 9,50 € je Kalendertag. Eine Wohnung wird grundsätzlich nach der ortsüblichen Miete bewertet. Der pauschale Unterkunftswert von 285 € darf für sie nicht verwendet werden.^[2][5]

Wann sich der Unterkunftswert vermindert

Der monatliche Sachbezugswert von 285 € ist der Ausgangswert. Unter bestimmten Voraussetzungen vermindert sich dieser Wert:

• um 15 % bei der Aufnahme in den Haushalt des Arbeitgebers oder bei einer Gemeinschaftsunterkunft,
• um 15 % bei Jugendlichen unter 18 Jahren und bei Auszubildenden,
• um 40 % bei einer Belegung mit zwei Arbeitnehmern,
• um 50 % bei einer Belegung mit drei Arbeitnehmern,
• um 60 % bei einer Belegung mit mehr als drei Arbeitnehmern.^[2]

Treffen mehrere Voraussetzungen zu, werden die Abschläge nebeneinander berücksichtigt.

Ein Beispiel: Zwei volljährige Arbeitnehmer teilen sich eine Gemeinschaftsunterkunft. Vom monatlichen Sachbezugswert werden 15 % für die Gemeinschaftsunterkunft und 40 % für die Belegung mit zwei Arbeitnehmern abgezogen. Für jeden Arbeitnehmer ergibt sich damit ein monatlicher Wert von 128,25 €.

Eine Mehrfachbelegung macht einen Raum nicht automatisch zu einer Gemeinschaftsunterkunft. Dafür muss die Unterbringung Wohnheimcharakter haben, beispielsweise durch gemeinschaftlich genutzte Waschräume oder Küchen. Teilen sich lediglich zwei Arbeitnehmer eine Unterkunft, wird nur der Abschlag für die Mehrfachbelegung berücksichtigt.^[5]

Zahlt der Arbeitnehmer einen Teil der Unterkunft selbst, wird seine Zahlung vom maßgebenden Sachbezugswert abgezogen. Nur die verbleibende Differenz erhöht das steuer- und sozialversicherungspflichtige Brutto.^[2]

So wird eine Unterkunft im Teilmonat bewertet

Wird eine Unterkunft nicht für den gesamten Monat überlassen, wird der Sachbezugswert anhand der Kalendertage berechnet. Für jeden Kalendertag wird ein Dreißigstel des maßgebenden Monatswerts angesetzt. Beim ungekürzten Unterkunftswert von 285 € sind das 9,50 € je Kalendertag. Wird die Unterkunft für zehn Kalendertage überlassen, ergibt sich ein Sachbezugswert von 95 €.^[2]

Für einen vollständigen Kalendermonat gilt dagegen immer der Monatswert. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Monat 28, 30 oder 31 Tage hat.^[2]

Die Bewertung einer Wohnung

Überlässt der Arbeitgeber eine Wohnung kostenlos oder vergünstigt, richtet sich der geldwerte Vorteil grundsätzlich nach der ortsüblichen Miete. Entscheidend ist die Miete für eine vergleichbare Wohnung. Für den Vergleich kommt es vor allem auf Baujahr, Größe, Ausstattung, Beschaffenheit und Lage an.^[2][5]

Wenn die ortsübliche Miete feststeht

Der ortsübliche Mietwert setzt sich aus der Kaltmiete und den umlagefähigen Nebenkosten zusammen. Wird ein Mietspiegel verwendet, darf der Arbeitgeber den niedrigsten Wert innerhalb der Mietpreisspanne für eine vergleichbare Wohnung ansetzen.^[5]

Für Wohnungen mit einer ortsüblichen Kaltmiete von höchstens 25 € je Quadratmeter sieht das Steuerrecht einen Bewertungsabschlag vor. In diesem Fall fließen nur zwei Drittel des ortsüblichen Mietwerts in die weitere Berechnung ein. Von diesem Wert wird anschließend die Zahlung des Arbeitnehmers abgezogen. Nur eine verbleibende Differenz erhöht als geldwerter Vorteil das steuer- und sozialversicherungspflichtige Brutto.^[1][5]

Der Gesetzgeber begrenzt den Bewertungsabschlag bewusst auf Wohnungen mit einer ortsüblichen Kaltmiete von höchstens 25 € je Quadratmeter. Die Grenze soll verhindern, dass auch besonders hochpreisige Wohnungen steuerlich begünstigt werden. Liegt die ortsübliche Kaltmiete über 25 € je Quadratmeter, entfällt der Abschlag deshalb vollständig.^[11]

Wenn sich die ortsübliche Miete nicht feststellen lässt

Bereitet die Feststellung der ortsüblichen Miete im Einzelfall außergewöhnliche Schwierigkeiten, darf der Arbeitgeber für 2026 ersatzweise 5,01 € je Quadratmeter und Monat ansetzen. Bei einer Wohnung, die nur mit einzelnen Öfen beheizt wird oder kein Bad beziehungsweise keine Dusche hat, beträgt der Wert 4,10 € je Quadratmeter. Energie, Wasser und weitere Nebenkosten kommen zu den am Wohnort üblichen Preisen hinzu.^[2]

Die Werte von 5,01 € und 4,10 € haben mit der Grenze von 25 € je Quadratmeter nichts zu tun. Sie ersetzen die ortsübliche Miete nur dann, wenn diese im Einzelfall außergewöhnlich schwierig zu ermitteln ist.^[2]

Beispiel: Der Arbeitgeber mietet eine Wohnung

Der Arbeitgeber mietet für einen Arbeitnehmer eine Wohnung und zahlt dafür monatlich 700 € Warmmiete. Für die Abrechnung ist nicht automatisch die Zahlung des Arbeitgebers maßgebend. Zunächst muss geprüft werden, ob die 700 € dem ortsüblichen Mietwert entsprechen. Dass der Arbeitgeber die Wohnung selbst angemietet hat, ändert an der Bewertung nichts.^[5]

Für das Beispiel entsprechen die 700 € dem ortsüblichen Mietwert und die ortsübliche Kaltmiete beträgt nicht mehr als 25 € je Quadratmeter.

Übernimmt der Arbeitgeber die vollständige Miete, ergibt sich folgende Berechnung:

Ortsüblicher Mietwert                           700,00 €
abzüglich Bewertungsabschlag von einem Drittel  233,33 €
geldwerter Vorteil                              466,67 €

Obwohl der Arbeitgeber monatlich 700 € an den Vermieter zahlt, erhöhen 466,67 € das steuer- und sozialversicherungspflichtige Brutto des Arbeitnehmers.

Beteiligt sich der Arbeitnehmer mit 300 € monatlich und wird dieser Betrag von seinem Nettoentgelt einbehalten, vermindert die Zahlung den geldwerten Vorteil:

Wert nach dem Bewertungsabschlag     466,67 €
abzüglich Zahlung des Arbeitnehmers  300,00 €
geldwerter Vorteil                   166,67 €

In der Entgeltabrechnung erhöhen 166,67 € das steuer- und sozialversicherungspflichtige Brutto. Zusätzlich werden die vereinbarten 300 € vom Nettoentgelt des Arbeitnehmers einbehalten.

Für den Arbeitgeber bleibt es nicht bei der Miete. Auf den verbleibenden geldwerten Vorteil von 466,67 € beziehungsweise 166,67 € fallen grundsätzlich zusätzlich die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung an. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer in den jeweiligen Versicherungszweigen beitragspflichtig ist und die Beitragsbemessungsgrenzen noch nicht erreicht hat.^[2]

Liegt die ortsübliche Kaltmiete über 25 € je Quadratmeter, entfällt der Bewertungsabschlag. Bei einem ortsüblichen Mietwert von 700 € und einer Arbeitnehmerzahlung von 300 € würde der geldwerte Vorteil dann 400 € betragen.^[1][5]

Welche Angaben die Payroll für die Abrechnung benötigt

Die Bezeichnung „Verpflegung“ oder „Unterkunft“ reicht für die Abrechnung nicht aus. Die Payroll benötigt die Angaben, aus denen sich der richtige Sachbezugswert und ein möglicher Eigenanteil des Arbeitnehmers eindeutig ermitteln lassen.

Bei Mahlzeiten muss feststehen:

• ob der Arbeitnehmer ein Frühstück, Mittagessen oder Abendessen erhält,
• an welchen Tagen beziehungsweise wie oft die Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde,
• ob der Arbeitnehmer die Mahlzeit kostenlos oder vergünstigt erhält,
• welchen Betrag der Arbeitnehmer selbst zahlt,
• ob es sich um eine Kantinenmahlzeit oder einen Essenszuschuss handelt,
• ob der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil individuell oder pauschal versteuert.

Bei einer Unterkunft oder Wohnung muss feststehen:

• ob es sich um eine Unterkunft oder eine abgeschlossene Wohnung handelt,
• für welchen Zeitraum der Arbeitgeber den Wohnraum überlässt,
• mit wie vielen Arbeitnehmern die jeweilige Unterkunft belegt ist,
• ob der Arbeitnehmer in den Haushalt des Arbeitgebers aufgenommen wurde oder in einer Gemeinschaftsunterkunft wohnt,
• ob der Arbeitnehmer unter 18 Jahre alt oder Auszubildender ist,
• welchen Betrag der Arbeitnehmer selbst zahlt,
• bei einer Wohnung: wie groß sie ist und wie hoch die ortsübliche Kaltmiete sowie die umlagefähigen Nebenkosten sind.

Der verbleibende steuer- und sozialversicherungspflichtige geldwerte Vorteil erhöht das Brutto, wird aber nicht an den Arbeitnehmer ausgezahlt. Ein vereinbarter Eigenanteil mindert diesen Vorteil. Zahlt der Arbeitnehmer seinen Anteil über die Entgeltabrechnung, zieht die Payroll den Betrag vom Nettoentgelt ab.^[1][2]

Ändern sich die Nutzung, die Belegung oder der Eigenanteil, muss die Information rechtzeitig an die Payroll weitergegeben werden. Andernfalls ermittelt die Payroll den geldwerten Vorteil trotz unveränderter Lohnart mit einem falschen Wert.

Verpflegung im Betrieb ist kein Verpflegungsmehraufwand

Die Sachbezugswerte für Mahlzeiten und die Verpflegungspauschalen bei einer Auswärtstätigkeit betreffen unterschiedliche Sachverhalte.

Die Sachbezugswerte bestimmen den geldwerten Vorteil, wenn der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer eine Mahlzeit kostenlos oder vergünstigt zur Verfügung stellt. Der Verpflegungsmehraufwand betrifft dagegen zusätzliche Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen.^[8]

Stellt der Arbeitgeber während einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung, muss gesondert geprüft werden, ob dem Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale zusteht. Ist das der Fall, wird die Pauschale wegen der Mahlzeit gekürzt. Kommt keine Verpflegungspauschale in Betracht, wird die Mahlzeit grundsätzlich mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet.^[1][8]

Die Einzelheiten gehören in die Reisekostenabrechnung. Für die laufende Mitarbeiterverpflegung und für Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit gelten unterschiedliche Abrechnungsregeln.

Wer die Sachbezugswerte festlegt

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales legt die Sachbezugswerte durch eine Rechtsverordnung fest. Der Bundesrat muss der Verordnung zustimmen. Die Werte werden im Voraus für jedes Kalenderjahr bestimmt und in der Sozialversicherungsentgeltverordnung veröffentlicht.^[9]

Grundlage für die Anpassung ist die Entwicklung der Verbraucherpreise. Für die Sachbezugswerte 2026 wurde die Preisentwicklung bis zum 30. Juni 2025 ausgewertet.^[10]

Verbindlich stehen die Werte nach der Zustimmung des Bundesrates und der Veröffentlichung der Verordnung fest. Der Bundesrat stimmte den Werten für 2026 am 19. Dezember 2025 zu. Die Verordnung wurde am 29. Dezember 2025 veröffentlicht und trat am 1. Januar 2026 in Kraft.^[10]

Zum Jahreswechsel müssen nicht nur die Werte geprüft werden

Die Payroll rechnet ab dem ersten Abrechnungsmonat des Kalenderjahres mit den neuen amtlichen Sachbezugswerten. Das betrifft auch Leistungen, die der Arbeitgeber bereits im Vorjahr gewährt hat.^[2][10]

Entspricht der Eigenanteil des Arbeitnehmers genau dem bisherigen Sachbezugswert, muss der Arbeitgeber entscheiden, ob er den Eigenanteil an den neuen Wert anpasst. Bleibt der Eigenanteil unverändert, entsteht in Höhe der Differenz ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil.

Ein Arbeitgeber stellt seinen Arbeitnehmern in der Kantine ein Mittagessen zur Verfügung. Im Jahr 2025 verlangte er dafür einen Eigenanteil von 4,40 €, der dem damaligen Sachbezugswert entsprach. Behält der Arbeitgeber diesen Eigenanteil 2026 unverändert bei, zahlt der Arbeitnehmer 0,17 € weniger als den neuen Sachbezugswert von 4,57 €. Für die Abrechnung stellt der Arbeitgeber die Mahlzeit damit um 0,17 € vergünstigt zur Verfügung. Diese Differenz erhöht für jedes gewährte Mittagessen das steuer- und sozialversicherungspflichtige Brutto. Zahlt der Arbeitnehmer mindestens 4,57 €, entsteht aus der Mahlzeit kein geldwerter Vorteil.^[3][5]

Das Gleiche betrifft eine Unterkunft. Der monatliche Sachbezugswert ist von 282 € im Jahr 2025 auf 285 € im Jahr 2026 gestiegen. Zahlt der Arbeitnehmer weiterhin 282 €, verbleibt ein monatlicher geldwerter Vorteil von 3 €. Mögliche Abschläge auf den Unterkunftswert verändern die Berechnung entsprechend.^[2][10]

Vor der ersten Abrechnung des neuen Jahres muss der Arbeitgeber deshalb mehr prüfen als die im Abrechnungssystem hinterlegten Sachbezugswerte. Auch vereinbarte Eigenanteile, Lohnarten und die an die Payroll übermittelten Angaben müssen zum neuen Wert passen.

Für eine richtige Abrechnung müssen die Art der Leistung, der maßgebende Wert, ein möglicher Eigenanteil des Arbeitnehmers und spätere Änderungen rechtzeitig bei der Payroll vorliegen.

Mahlzeiten und Unterkünfte bewertet die Payroll mit den amtlichen Sachbezugswerten. Bei einer Wohnung richtet sich der Wert grundsätzlich nach der ortsüblichen Miete. Ein Eigenanteil des Arbeitnehmers mindert den geldwerten Vorteil.

Wenn Sie Ihren Arbeitnehmern Verpflegung oder Wohnraum zur Verfügung stellen, prüfen wir gemeinsam, ob Bewertung, Eigenanteil und Abrechnung zusammenpassen.