Wie denkt eigentlich ein Workflow?

„Automatisierung“ klingt erstmal nach einem Großprojekt, nach Beratern und nach einem Jahr Einführung. Dabei ist ein Workflow im Kern etwas sehr Bescheidenes: eine „Checkliste“, die gelernt hat, sich selbst abzuarbeiten. Wie so etwas funktioniert, wo KI hineingehört und wann sich der Aufwand lohnt, hier erklärt an einem Beispiel, das jede Personalabteilung kennt.

Das Beispiel: Krankmeldungen im Unternehmen. Auch in Zeiten der eAU muss ein Arbeitnehmer sich krankmelden. Die Meldungen kommen per E-Mail, als Foto vom Attest, telefonisch und manchmal als Zuruf im Flur. Jemand, in der Regel dieselbe Person, die auch die Abrechnung vorbereitet, überträgt sie von Hand in die Zeiterfassung. Zum Stichtag fehlt erfahrungsgemäß ein Teil und im nächsten Monat läuft eine Korrektur. Kein großes Drama, nur Reibung. Aber Reibung, die sich regelmäßig wiederholt und genau das ist das Stichwort.

Was macht ein Workflow eigentlich?

Ein Workflow denkt nicht - er folgt. Er besteht aus wenigen Bausteinen, die man an einem Nachmittag verstanden hat. Ein Auslöser legt fest, wann es losgeht: zum Beispiel jede neue E-Mail in einem Postfach für Krankmeldungen. Danach folgen Arbeitsschritte, jeder mit genau einer Aufgabe: Anhang öffnen. Zeitraum herauslesen. In die Tabelle eintragen. Bestätigung schicken. Zwischen den Arbeitsschritten wird übergeben, was der Nächste braucht - Name, Zeitraum, Vorgang. Verzweigungen regeln die Ausnahmen. Und der wichtigste Baustein ist der unscheinbarste: die Kontrolle durch einen Menschen. Nichts landet im Abrechnungssystem ohne Freigabe.

Wir bauen solche Abläufe mit n8n^[1], einem Werkzeug, in dem ein Workflow aussieht wie ein Flussdiagramm auf einem Whiteboard: Kästen, Pfeile, Verzweigungen. Der Unterschied zum Whiteboard: Man kann jeder Ausführung zusehen, Schritt für Schritt, und sieht auch, wo es womöglich gehakt hat^[2]. Für das Verständnis ist das Gold wert - ein Workflow ist nichts Unsichtbares, das „im System“ passiert, sondern ein klar gegliedertes Bild, auf das man zeigen kann.

Wo gehört KI hinein - und wo nicht?

Der Ablauf selbst ist bewusst stur: gleiche Eingabe, gleicher Weg, jedes Mal. Genau diese Sturheit macht ihn verlässlich. KI kommt an den unscharfen Stellen ins Spiel - dort, wo bisher nur ein Mensch weiterkam. Ein Attest-Foto ist keine saubere Tabelle: Da steht der Zeitraum mal oben, mal unten, mal handschriftlich. Ein KI-Schritt im Workflow liest so ein Dokument und gibt die Angaben strukturiert weiter; danach übernimmt wieder die Mechanik. Die Rollenverteilung in einem Satz: Die KI liest, der Ablauf sortiert, der Mensch entscheidet.

Genauso wichtig ist, wo KI nicht hingehört. Alles, was Urteil verlangt - ob eine Fehlzeit plausibel ist, wie mit einem Härtefall umzugehen ist -, bleibt beim Menschen, im Beispiel bei der Person, die in den Freigabe-Schritt eingebunden ist. Und bei Personaldaten gilt grundsätzlich Sparsamkeit als Voreinstellung: In den KI-Schritt gehört, was er zwingend zum Lesen braucht, nicht die ganze Akte. Wie man das sauber - am Ende DSGVO-konform - aufsetzt, ist ein eigenes Thema, das wir hier im Maschinenraum an anderer Stelle noch vertiefen.

Wann lohnt sich das?

Die ehrliche Antwort: seltener, als der Hype verspricht, und öfter, als der Alltag vermuten lässt. Die Prüfung ist einfach. Wiederholt sich ein Ablauf regelmäßig, folgt er klaren Regeln, und könnt ihr ihn einem neuen Kollegen in einer Viertelstunde erklären? Dann ist es ein potenzieller Kandidat. Einzelfälle, Ausnahmen und alles, was Fingerspitzengefühl braucht, bleiben Handarbeit - das ist keine Schwäche der Technik, sondern ihre Grenze, und man sollte sie kennen. Dazu gehört auch: Ein automatisierter Workflow braucht einen Besitzer im Haus, der ihn versteht und anpasst, wenn sich das Postfach, das Formular oder die Zuständigkeit ändert oder die Ausführung einen Fehler ausgibt. Deshalb bauen wir Abläufe so, dass ihr sie am Ende selbst lesen könnt - ihr versteht es und betreibt es selbst.

Ein Workflow ist eine Checkliste, die sich selbst abarbeitet. Was ihr nicht als Checkliste aufschreiben könnt, kann auch kein Workflow.

Der erste Schritt ist derselbe wie so oft: eine Bestandsaufnahme. Welche Handgriffe wiederholen sich bei euch jeden Monat - nicht die spektakulären, die lästigen? Schreibt drei davon auf und nehmt den langweiligsten zuerst; langweilig ist bei Automatisierung ein Gütesiegel. Ob daraus ein automatisierter Workflow wird, entscheidet sich an der Viertelstunden-Frage von oben. Lässt sich die Checkliste klar formulieren, dann ist das Krankmeldungs-Beispiel aus diesem Text als Nachmittagsprojekt näher, als es klingt.