Oliver GundlachWie die Vertretung im gemeinsamen Probelauf die Aufgabe übernimmt und eine KI daraus Prozessbeschreibung, Checkliste und offene Fragen schreibt.
„Frag mal Frau Müller.“ Solange Frau Müller da ist, funktioniert der Satz. Fällt sie morgen aus, sitzt ihre Vertretung vor der Liste mit den variablen Vergütungen. Sie weiß, wo die Liste liegt und wie der Import startet. Was dazwischen zu prüfen ist, wusste bisher nur Frau Müller. Dieser Artikel knüpft an einen LinkedIn-Post von Nadine Gundlach an. Sie beschreibt darin, warum Inselwissen in der Payroll erst auffällt, wenn es zu spät ist.
Die übliche Antwort heißt Dokumentation. Dafür fehlt neben der Abrechnung die Zeit, und eine Anleitung, die am Schreibtisch entsteht, kennt die Fragen der Vertretung nicht. Was zu einer Einarbeitung gehört, nennt Nadine in ihrem Artikel „Payroll-Beratung: Wenn das Unternehmen wächst und die Abläufe bleiben“: Zeit für Erklärungen, Rückfragen und das gemeinsame Bearbeiten von Fällen. Die Vertretung muss die Arbeit einmal selbst gemacht haben, bevor sie im Ernstfall allein dafür verantwortlich ist. Diesen Termin braucht es ohnehin.
Er liefert die Dokumentation gleich mit. Die Vertretung bearbeitet die Liste, die Kollegin sitzt daneben und erklärt, was sie prüft und warum. Gespräch und Bildschirm werden aufgezeichnet. Eine freigegebene KI macht daraus eine Prozessbeschreibung, eine Checkliste und eine Liste der offenen Fragen. Beide prüfen den Entwurf und arbeiten beim nächsten Mal damit. Neue Software braucht das nicht: eine Videokonferenz mit Aufnahme oder Transkription, eine freigegebene KI und eine gemeinsame Ablage reichen.
Eine überschaubare Aufgabe auswählen
Ein Beispiel: Jeden Monat erhält die Payroll eine Liste mit variablen Vergütungsbestandteilen aus den Fachabteilungen. Die Angaben werden geprüft, für den Import vorbereitet und im Abrechnungssystem verarbeitet. Die erfahrene Kollegin erledigt das seit Jahren. Ihre Vertretung kennt den Ablageort und weiß, wie sie den Import startet. Welche Vorbereitungen und Prüfungen dazugehören, hat sie bisher nur am Rand mitbekommen.
Beide nehmen sich diesen Ablauf für einen gemeinsamen Termin vor. Vorhandene Anleitungen, Vorlagen und maßgebliche Regelungen liegen bereit. Am Ende soll die Vertretung die Liste selbstständig bearbeiten und erkennen, wann sie nachfragen muss.
Die Vertretung arbeitet, die Kollegin begleitet
Die Vertretung öffnet die Liste. Die erste Frage kommt sofort: Ist das die freigegebene Fassung? Die Kollegin zeigt die Rückmeldung aus der Fachabteilung, auf die sie vor der Verarbeitung wartet.
Danach ergänzt die Vertretung fehlende Personalnummern. Bei einzelnen Angaben ist unklar, wie sie zugeordnet werden. Die Kollegin erklärt die Zuordnung, zeigt die zugrunde liegende Vereinbarung und beschreibt, wann eine Rückfrage erforderlich ist.
Im weiteren Verlauf gehen beide auch den Gründen nach:
- Woran erkennst du, dass diese Liste vollständig ist?
- Warum wird dieser Wert vor dem Import verändert?
- Wann muss die Fachabteilung noch einmal gefragt werden?
- Wie prüfst du anschließend, ob alles richtig übernommen wurde?
- Wo hältst du fest, dass die Liste verarbeitet ist?
Weil die Vertretung selbst arbeitet, zeigen sich ihre tatsächlichen Fragen. Die Kollegin erfährt dabei, welche ihrer gewohnten Handgriffe und Überlegungen noch erklärt werden müssen.
Gespräch und Bildschirmansichten festhalten
Die Aufnahme wird vorher mit den Beteiligten abgestimmt und erfolgt nach den betrieblichen Vorgaben. Bei einem Videotermin mit geteiltem Bildschirm werden die Erklärungen zusammen mit den jeweiligen Ansichten aufgezeichnet. Ein Transkript mit Sprecherzuordnung macht später nachvollziehbar, wer etwas erklärt oder gefragt hat.
Je nach eingesetzter Anwendung unterstützt KI dabei, passende Stellen aus der Aufzeichnung für die Anleitung auszuwählen. Alternativ geht die Vertretung anhand des Transkripts noch einmal durch das Programm und erstellt die benötigten Screenshots. Eine Nummerierung verbindet Bild und Erklärung: „Bild 2: Zuordnung der Personalnummern“.
Der Probelauf erfolgt mit der echten Liste. Bevor das Transkript an die KI geht, wird es auf Namen, Beträge und weitere personenbezogene oder vertrauliche Angaben durchgesehen und bereinigt. Unbereinigtes Material wird ausschließlich in einer dafür vom Unternehmen freigegebenen Anwendung verarbeitet, einschließlich geklärter Auftragsverarbeitung. Screenshots stammen aus einer Testumgebung des Abrechnungssystems oder werden mit Beispieldaten nachgestellt. Die fertigen Unterlagen liegen in einer Ablage mit passenden Zugriffsrechten.
Mit KI einen Entwurf aufbereiten
Das Transkript enthält nun Arbeitsschritte, Erklärungen und Rückfragen aus einem konkreten Vorgang. Zusammen mit den Screenshots und vorhandenen Unterlagen bildet es die Grundlage für den KI-Entwurf.
Der Auftrag beschreibt, wer die Unterlagen später verwendet und welche Aufgabe diese Person übernehmen soll. Außerdem legt er fest, wie die KI mit fehlenden Informationen umgeht. Aus einer beiläufig erwähnten Freigabe darf keine selbst erfundene Zuständigkeit werden.
Eine mögliche Arbeitsanweisung könnte so lauten:
„Erstelle aus dem Transkript und den beigefügten Unterlagen eine Prozessbeschreibung für eine Payroll-Vertretung mit fachlichen Grundkenntnissen. Beschreibe Voraussetzungen, Arbeitsschritte, Prüfungen und Rückfragen. Ordne die nummerierten Screenshots den passenden Schritten zu. Verwende ausschließlich die bereitgestellten Informationen. Kennzeichne Lücken und Widersprüche als offene Fragen. Gib bei jedem Schritt an, auf welche Stelle des Transkripts er sich stützt. Erstelle zusätzlich eine kurze Checkliste für die monatliche Bearbeitung.“
Die Verweise auf das Transkript erleichtern der Kollegin die Prüfung: Sie sieht, welche Erklärung einem beschriebenen Schritt zugrunde liegt. Verarbeitet die Anwendung keine Bilder, werden die Screenshots anschließend eingefügt.
Die Prozessbeschreibung erklärt den Ablauf und seine Zusammenhänge. Die Checkliste hilft bei der wiederkehrenden Bearbeitung. Die offenen Fragen zeigen, was vor der Nutzung noch geklärt werden muss.
Die Vertretung arbeitet, die Kollegin erklärt, die KI schreibt mit. Was im Gespräch fehlt, wird markiert, nicht ergänzt.
Fachlich prüfen und erneut anwenden
Beide Mitarbeiterinnen lesen den Entwurf. Die erfahrene Kollegin prüft die fachliche Richtigkeit, die Vertretung achtet auf die Verständlichkeit.
Sind die Voraussetzungen vollständig? Stimmen die Zuordnungen? Gilt eine Erklärung für alle Listen oder nur für den gezeigten Fall? Ist erkennbar, wann eine Rückfrage erforderlich wird?
Anschließend bearbeitet die Vertretung eine weitere geeignete Liste anhand der Unterlagen. Wo sie hängen bleibt, wird nachgebessert. So zeigt sich auch, welche fachlichen Grundlagen zusätzlich erklärt werden müssen.
Ein einzelner Probelauf erfasst nur die behandelten Situationen. Weitere Varianten werden nach und nach ergänzt. Seltene Vorgänge, etwa Aufgaben zum Jahreswechsel, werden bei ihrem nächsten Auftreten gesondert festgehalten.
Den aktuellen Bearbeitungsstand zusätzlich festhalten
Die Prozessbeschreibung erklärt, wie die Liste bearbeitet wird. Für eine kurzfristige Vertretung muss außerdem erkennbar sein, wo die laufende Abrechnung steht: Ist die aktuelle Liste eingegangen, geprüft oder bereits importiert? Welche Rückfrage läuft noch, und bei wem?
Dieser Stand gehört möglichst in die vorhandene Aufgaben- oder Vorgangsübersicht. Wird er zusätzlich in einer weiteren Datei von Hand nachgeführt, entstehen leicht unterschiedliche Bearbeitungsstände.
KI unterstützt bei der Aufbereitung von Notizen. Ob ein Arbeitsschritt tatsächlich erledigt wurde, muss weiterhin zuverlässig im laufenden Prozess festgehalten werden.
Was aus der ersten Beschreibung werden kann
Wenn weitere Mitarbeiter ihre Aufgaben dokumentieren, sollten die Ergebnisse zusammenpassen. Dafür werden unternehmensweit Grundlagen vereinbart: Gestaltung, Ablageort, Prüfung und Pflege sowie eine gemeinsame Struktur mit Auslöser, benötigten Informationen, Zuständigkeit und Übergabe. Das erleichtert Mitarbeitern die Orientierung und verhindert eine Sammlung unterschiedlich aufgebauter Einzelanleitungen.
Mit dieser Struktur lassen sich Aufgabenbeschreibungen später zu größeren Prozessen verbinden. Die monatliche Vergütungsliste wird als Teil der Entgeltabrechnung sichtbar, einschließlich ihrer Zulieferungen und der anschließenden Prüfungen. Schrittweise entsteht eine Übersicht über Abläufe, Verantwortlichkeiten und konkrete Mitarbeiteraufgaben.
Geprüfte, aktuelle Beschreibungen in einer zentralen Ablage können zugleich eine Grundlage für eine „Unternehmens-KI“ bilden. Entsprechend eingerichtet beantwortet sie Fragen anhand der Unterlagen und verweist auf die passende Information oder den passenden Verantwortlichen. Dabei gelten die bestehenden Berechtigungen auch für den Zugriff über die KI. Fehlende oder widersprüchliche Informationen müssen als Klärungsbedarf erkennbar bleiben. Die zentrale Ablage allein stellt diese Funktionen noch nicht her.
Mit einer Aufgabe ausprobieren, was bereits möglich ist
Unser Beispiel beginnt bei einer einzelnen Vertretungsaufgabe. Die Mitarbeiterinnen halten Erklärungen und Ansichten fest, lassen daraus einen KI-Entwurf erstellen und prüfen, ob die Unterlagen bei der nächsten Bearbeitung helfen. Unternehmen, die bereits Videokonferenzen, gemeinsame Ablagen und eine freigegebene KI nutzen, haben dafür häufig schon die nötigen Mittel.
Erklären, Nachfragen und Prüfen benötigen weiterhin Zeit. Diese Zeit gehört zur Übergabe. KI erleichtert es, die Ergebnisse aufzubereiten und für die weitere Arbeit verfügbar zu machen. Damit greifen wir Nadines Gedanken auf: Die Vertretung sammelt eigene Erfahrung, und die Erklärungen der Kollegin bleiben über den gemeinsamen Termin hinaus erhalten.
In der KI-Standortbestimmung wählen wir mit dem Unternehmen die erste Aufgabe aus und prüfen, welche vielleicht schon vorhandenen Werkzeuge dafür reichen oder welche neuen Tools sinnvoll zum Einsatz gebracht werden könnten.