Reha: Was Arbeitgeber bei Entgeltfortzahlung und Abrechnung beachten müssen

Wann der Arbeitgeber das Entgelt weiterzahlt, welche Nachweise erforderlich sind und was die Payroll nach dem Ende der Entgeltfortzahlung veranlassen muss.

Stand: 12.10.2026

Ein Arbeitnehmer teilt mit, dass ihm eine Reha bewilligt wurde. Der Arbeitgeber muss nun klären, wie die Abwesenheit erfasst wird, wie lange er das Entgelt weiterzahlt und welche Nachweise die Payroll benötigt.

Für eine bewilligte medizinische Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme gelten dieselben Regeln zur Entgeltfortzahlung wie bei einer Arbeitsunfähigkeit. Dazu gehört auch die Anrechnung früherer Arbeitsunfähigkeitszeiten wegen derselben Erkrankung. Der Beginn einer Reha begründet somit nicht automatisch einen neuen Anspruch auf sechs Wochen Entgeltfortzahlung.^[1][2]

Was ist eine Reha?

Für den Arbeitgeber ist entscheidend, ob eine medizinische Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme vorliegt, die von einem Sozialleistungsträger, beispielsweise der Krankenkasse oder der Rentenversicherung, bewilligt wurde und in einer entsprechenden Einrichtung durchgeführt wird.^[1]

Eine medizinische Vorsorgemaßnahme soll gesundheitliche Risiken mindern oder einer Erkrankung vorbeugen. Eine medizinische Rehabilitation soll nach einer Erkrankung oder Behandlung dazu beitragen, die Gesundheit und die Erwerbsfähigkeit wiederherzustellen oder zu stabilisieren.^[3][4] Im Alltag heißt die Vorsorgemaßnahme oft Kur. Für die Entgeltfortzahlung gelten für beide dieselben Regeln, aus diesem Grund ist im Folgenden nur von einer Reha die Rede.

Ein privat gebuchter Wellness- oder Erholungsaufenthalt erfüllt diese Voraussetzungen nicht. Fällt er in die Arbeitszeit, benötigt der Arbeitnehmer Urlaub oder eine andere vereinbarte Freistellung.^[1]

Wann muss der Arbeitgeber das Entgelt fortzahlen?

Der Arbeitgeber zahlt das Entgelt bis zu sechs Wochen weiter, wenn ein gesetzlicher Sozialleistungsträger die medizinische Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme bewilligt hat und sie in einer dafür vorgesehenen Einrichtung durchgeführt wird.^[1]

Zu den möglichen Trägern gehören insbesondere die gesetzliche Rentenversicherung, die gesetzliche Krankenversicherung und die gesetzliche Unfallversicherung. Für Arbeitnehmer, die nicht Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse oder nicht in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert sind, enthält das Gesetz eine besondere Regelung: Die Maßnahme muss ärztlich verordnet sein und in einer Vorsorge-, Rehabilitations- oder vergleichbaren Einrichtung stattfinden.^[1]

Wie bei einer Arbeitsunfähigkeit besteht der gesetzliche Anspruch auf Entgeltfortzahlung erst nach vier Wochen ununterbrochener Beschäftigung. Beginnt die Maßnahme bereits in diesen ersten vier Wochen, zahlt der Arbeitgeber erst nach Ablauf der Wartezeit, sofern die Maßnahme dann noch andauert.^[1][2]

Für die Berechnung der Entgeltfortzahlung gelten dieselben Grundsätze wie bei einer Arbeitsunfähigkeit. Der Arbeitnehmer erhält das Arbeitsentgelt, das ihm bei seiner maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit zugestanden hätte.^[5]

Werden frühere Krankheitszeiten angerechnet?

Der Beginn einer Reha löst nicht automatisch einen neuen Anspruch auf sechs Wochen Entgeltfortzahlung aus. Beruht sie auf derselben Erkrankung wie eine frühere Arbeitsunfähigkeit, werden die anrechenbaren Zeiten zusammengerechnet.^[1][2][6]

Die Payroll muss vor der Abrechnung klären, ob bereits Entgeltfortzahlung für dieselbe Erkrankung geleistet wurde und wie viele Anspruchstage noch verbleiben.

Bei einer erneuten Arbeitsverhinderung wegen derselben Erkrankung entsteht ein neuer Anspruch auf bis zu sechs Wochen Entgeltfortzahlung, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

• Der Arbeitnehmer war zuvor mindestens sechs Monate nicht wegen derselben Krankheit arbeitsunfähig.
• Seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit sind mindestens zwölf Monate vergangen.^[2]

Aus dem Bewilligungsbescheid allein geht nicht hervor, welche früheren Krankheitszeiten anzurechnen sind. Soweit die Voraussetzungen für eine elektronische Vorerkrankungsanfrage erfüllt sind, fragt der Arbeitgeber die Anrechenbarkeit bei der Krankenkasse ab.^[7][8]

Wer zahlt nach dem Ende der Entgeltfortzahlung?

Nach dem Ende der Entgeltfortzahlung zahlt der zuständige Träger eine Entgeltersatzleistung. Bei einer Reha der Rentenversicherung ist das Übergangsgeld.^[6][9]

Bei einer Leistung der Krankenversicherung ist es Krankengeld, bei einer Leistung der Unfallversicherung Verletztengeld. Ob ein Anspruch besteht und welcher Träger zahlt, entscheidet nicht der Arbeitgeber. Für die Payroll muss der zuständige Leistungsträger dennoch feststehen, weil davon die erforderliche Entgeltbescheinigung und die weitere sozialversicherungsrechtliche Behandlung abhängen.^[9][10][11]

Benötigt der Leistungsträger Entgeltdaten zur Berechnung der Leistung, übermittelt der Arbeitgeber die Entgeltbescheinigung elektronisch im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (EEL). Das Verfahren umfasst auch das Übergangsgeld der Rentenversicherung. Für eine medizinische Reha wird die Entgeltbescheinigung mit dem Abgabegrund 11 an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt.^[8][12]

Fällt der Anspruch auf Arbeitsentgelt für mindestens einen vollen Kalendermonat weg und bezieht der Arbeitnehmer in dieser Zeit eine Entgeltersatzleistung, ist außerdem eine Unterbrechungsmeldung mit dem Abgabegrund 51 erforderlich. Gemeldet wird der noch nicht gemeldete Beschäftigungszeitraum bis zum letzten Tag des Entgeltanspruchs, nicht der Zeitraum der Unterbrechung. Die Meldung ist innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des ersten vollen Kalendermonats der Unterbrechung abzugeben.^[13][14]

Wie wirkt sich eine Reha auf den Urlaub aus?

Auch während einer medizinischen Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme entsteht der gesetzliche Urlaubsanspruch weiter. Die Abwesenheit führt nicht zu einer Kürzung des gesetzlichen Jahresurlaubs.^[15]

Das gilt auch dann, wenn die Entgeltfortzahlung bereits beendet ist und der Arbeitnehmer während der Maßnahme Übergangsgeld oder Krankengeld erhält.^[15][16]

Der Arbeitnehmer muss für eine Reha keinen Urlaub nehmen.^[17]

Zahlt der Arbeitgeber auch bei einer Mutter-Kind-Kur oder Vater-Kind-Kur?

Bei einer Mutter-Kind-Kur verbringen Mutter und Kind die Maßnahme gemeinsam in einer Einrichtung. Im Mittelpunkt steht die Gesundheit der Mutter. Besteht beim Kind ebenfalls Behandlungsbedarf, wird es im Rahmen der Maßnahme mitbehandelt. Entsprechende Angebote gibt es auch für Väter mit ihren Kindern.^[18][19][20]

Für die Entgeltfortzahlung gelten bei einer bewilligten Mutter- oder Vater-Kind-Kur dieselben Voraussetzungen wie bei anderen medizinischen Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahmen.^[1]

Begleitet ein Elternteil sein Kind bei dessen eigener Reha, steht dagegen die Behandlung des Kindes im Mittelpunkt. Der Elternteil nimmt dann als Begleitperson teil.

Trägt die Krankenkasse die stationäre Reha, besteht bei medizinisch notwendiger Begleitung Anspruch auf Kinderkrankengeld, wenn das Kind unter zwölf Jahre alt oder aufgrund einer Behinderung auf Hilfe angewiesen ist. Der Arbeitgeber stellt den Elternteil für die Dauer des Anspruchs unbezahlt frei, sofern kein Anspruch auf bezahlte Freistellung besteht. Erholungsurlaub muss der Arbeitnehmer dafür nicht nehmen. Die üblichen Kinderkrankentage werden dadurch nicht verbraucht.^[21][22]

Trägt die Rentenversicherung die Kinder-Reha, erstattet sie bei bewilligter Begleitung auf Antrag den entstandenen Verdienstausfall. Die unbezahlte Freistellung klärt der Arbeitnehmer frühzeitig mit seinem Arbeitgeber.^[23][24]

Welche Mitteilungen und Nachweise braucht der Arbeitgeber?

Sobald der Arbeitnehmer weiß, wann seine Reha beginnt und wie lange sie voraussichtlich dauert, muss er seinen Arbeitgeber unverzüglich informieren. Das betrifft auch eine Verlängerung der Maßnahme.^[1]

Der Arbeitnehmer legt dem Arbeitgeber eine Bescheinigung über die Bewilligung der Maßnahme vor. In den gesetzlich vorgesehenen Fällen tritt an ihre Stelle eine ärztliche Bescheinigung über die Erforderlichkeit der Maßnahme. Der elektronische Abruf des Aufenthalts ersetzt diesen Nachweis nicht.^[1]

Welche Reha-Zeiten meldet die eAU zurück?

Seit 2025 ruft der Arbeitgeber auch die Zeiten einer stationären Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme über das eAU-Verfahren bei der Krankenkasse ab. Das betrifft gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer, wenn die Krankenkasse die Maßnahme trägt. Bei einer Reha der gesetzlichen Rentenversicherung erfolgt die Rückmeldung derzeit nur für Versicherte mit Krankengeldanspruch.^[25][26]

Während des Aufenthalts meldet die Krankenkasse den Beginn und das voraussichtliche Ende zurück. Das tatsächliche Entlassdatum wird bei Reha- und Vorsorgeaufenthalten nicht automatisch nachgemeldet. Für diese Information ist ein erneuter Abruf erforderlich.^[25]

Eine ganztägig ambulante Reha ist nicht in dieses Verfahren einbezogen. Hier nimmt der Arbeitnehmer tagsüber an den Behandlungen teil und kehrt anschließend nach Hause zurück. Den Zeitraum weist er durch eine Bescheinigung der Einrichtung nach. Auch privat krankenversicherte Arbeitnehmer und Arbeitnehmer, deren Reha-Zeiten nicht elektronisch übermittelt werden, legen eine Bescheinigung vor.^[1][25]

Was braucht die Payroll für die Abrechnung?

Für die korrekte Entgeltabrechnung während einer Reha müssen der Zeitraum der Maßnahme, der zuständige Leistungsträger und das Ende des Entgeltfortzahlungsanspruchs bekannt sein. Frühere anrechenbare Krankheitszeiten fließen dabei in die Berechnung ein.

In der Payroll wird der Zeitraum der Reha mit der passenden Fehlzeitenart im Abrechnungssystem erfasst. Diese steuert unter anderem die Entgeltfortzahlung und die erforderlichen Meldungen. Wie sie bezeichnet wird und welche Vorgänge das Programm automatisch auslöst, hängt vom jeweiligen System ab.

Wenn der Arbeitgeber am U1-Verfahren teilnimmt, hat er Anspruch auf eine anteilige Erstattung des fortgezahlten Entgelts. Die Erstattung erfolgt auf Antrag. Wie hoch sie ausfällt und in welchem Umfang die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung erstattet werden, richtet sich nach den Regelungen der zuständigen Krankenkasse.^[27]

Musterfall: drei Wochen krank, anschließend fünf Wochen Reha

Ein Arbeitnehmer, der seit mehreren Jahren im Unternehmen beschäftigt ist, fällt nach einer Rückenoperation drei Wochen aus. Unmittelbar danach beginnt eine fünfwöchige stationäre Reha, die von der Deutschen Rentenversicherung bewilligt wurde. Beide Abwesenheiten beruhen auf derselben Erkrankung. Weitere anrechenbare Krankheitszeiten liegen nicht vor.

Der Arbeitgeber zahlt das Entgelt während der drei Wochen Arbeitsunfähigkeit und der ersten drei Wochen der Reha weiter. Damit sind die sechs Wochen Entgeltfortzahlung ausgeschöpft. Für die letzten beiden Wochen der Reha erhält der Arbeitnehmer Übergangsgeld von der Rentenversicherung. Die Voraussetzungen dafür sind in diesem Beispiel erfüllt.^[1][2][9]

In der Payroll wird die Reha-Maßnahme mit der passenden Fehlzeitenart erfasst. Gleiches gilt für die Arbeitsunfähigkeit vor der Reha. Beide Fehlzeiten müssen im Abrechnungssystem so hinterlegt sein, dass sie für die sechs Wochen Entgeltfortzahlung zusammengerechnet werden. Nach der Reha kehrt der Arbeitnehmer arbeitsfähig an seinen Arbeitsplatz zurück. Eine Unterbrechungsmeldung ist in diesem Fall nicht erforderlich: Die zwei Wochen ohne Entgeltanspruch umfassen keinen vollen Kalendermonat.^[13]

Wie geht es nach der Reha weiter?

Mit dem Ende der Reha steht nicht automatisch fest, dass der Arbeitnehmer seine Tätigkeit wieder vollständig aufnehmen kann. Manche Arbeitnehmer kehren arbeitsfähig zurück, andere bleiben weiterhin arbeitsunfähig oder beginnen eine stufenweise Wiedereingliederung.

Bei einer stufenweisen Wiedereingliederung führt ein ärztlich abgestimmter Plan den Arbeitnehmer Schritt für Schritt zum vollen Umfang seiner Tätigkeit zurück. Während dieser Zeit bleibt er arbeitsunfähig.^[28]

Für die nächste Abrechnung muss bekannt sein, wie es nach der Reha weitergeht. Der Arbeitnehmer informiert seinen Arbeitgeber über eine weitere Arbeitsunfähigkeit oder eine geplante Wiedereingliederung. Diese Information muss auch rechtzeitig an die Payroll weitergegeben werden, damit die anschließende Fehlzeit und die Entgeltzahlung korrekt bearbeitet werden.^[29]

Checkliste für die Abrechnung

• Unterlagen und Informationen: Die Art der Maßnahme, der Zeitraum und der zuständige Leistungsträger sind bekannt. Der Bewilligungsnachweis beziehungsweise die erforderliche ärztliche Bescheinigung liegt vor. Der Aufenthalt wird je nach Fall elektronisch abgerufen oder durch eine Bescheinigung der Einrichtung nachgewiesen.
• Entgeltfortzahlung: Frühere anrechenbare Krankheitszeiten sind geklärt. Es steht fest, bis zu welchem Tag der Arbeitgeber das Entgelt weiterzahlt.
• Abrechnung: Die Fehlzeiten sind im Abrechnungssystem passend hinterlegt. Anrechenbare Zeiten werden für die Entgeltfortzahlung zusammengerechnet.
• Erstattungen und Meldungen: Ein bestehender U1-Erstattungsanspruch wird geltend gemacht. Erforderliche Entgeltbescheinigungen und Unterbrechungsmeldungen werden fristgerecht übermittelt.
• Nach der Maßnahme: Die Information über die Rückkehr, eine weitere Arbeitsunfähigkeit oder eine geplante Wiedereingliederung wird rechtzeitig an die Payroll weitergegeben.

Eine Reha löst nicht automatisch einen neuen Anspruch auf sechs Wochen Entgeltfortzahlung aus. Beruht die Maßnahme auf derselben Erkrankung wie eine vorherige Arbeitsunfähigkeit, zählen die anrechenbaren Zeiten zusammen.

Sie haben Fragen dazu, wie sich eine Reha auf die Entgeltabrechnung auswirkt? Ich unterstütze Sie dabei, den konkreten Fall einzuordnen und korrekt abzurechnen.